Declaração de Privacidade do Programa do IEI

Público: candidatos, participantes e antigos alunos dos programas administrados pelo Instituto de Educação Internacional (IEI)

Última actualização: 10 de Março de 2020

O nosso compromisso com a sua privacidade

O Instituto de Educação Internacional ("IEI") está empenhado em proteger e respeitar a sua privacidade, o que inclui o controlo das suas informações pessoais de forma segura e transparente.

Leia atentamente a seguinte declaração, que especifica as formas como podemos processar os seus dados pessoais. Note que os tipos de dados que processamos e como são tratados, conforme descrito abaixo, podem variar de programa para programa e pela sua função como um candidato, participante ou antigo aluno de um programa.

Qual é o papel do IEI no processamento dos seus dados pessoais?

A missão do IEI é ajudar as pessoas e as organizações a alavancarem o poder da educação internacional para prosperarem no mundo interligado de hoje. Uma das formas de o fazermos é através da gestão de programas educativos internacionais que promovem a compreensão global através do conhecimento partilhado.

Na maioria dos casos, o IEI é contratado por uma organização patrocinadora para realizar a gestão de um programa. Nestes casos, a organização patrocinadora normalmente financia e estabelece a directiva de alto nível, os objectivos e a finalidade do programa. O IEI faz normalmente a gestão de algumas ou todas as operações diárias do programa sob a direcção geral da organização patrocinadora. A organização patrocinadora pode também realizar o seu próprio processamento dos dados. É neste contexto que o IEI normalmente processa os dados pessoais. Exemplos notáveis de programas incluem o programa Fulbright, o programa Gilman e o programa Boren.

Em alguns casos, o IEI cria, prepara e/ou financia os seus próprios programas. Nestes casos, o IEI pode financiar e/ou definir a directiva de alto nível que estabelece a forma como os programas são executados. Os exemplos mais notáveis são o Fundo de Emergência para Estudantes, o Fundo de Protecção para Artistas e as Iniciativas de Emergência para Estudantes.

Que tipos de dados pessoais processamos?

Durante todo o ciclo de vida de um programa e dependendo do seu estatuto de candidato, participante ou antigo aluno, podemos processar os seguintes tipos de informações:

  • Informações de identificação e de contacto, tais como os dados de contacto, a idade, o sexo, as informações relativas à cidadania, o estado civil, o nome de utilizador, a identificação (passaporte/identidade) emitida pelo Estado e a fotografia;

  • Informações académicas e profissionais, tais como o seu histórico académico, cargos, salário, histórico de trabalho, frequência escolar, ficheiros de funcionário, histórico profissional, avaliações, referências profissionais, entrevistas e certificações;
  • Informações familiares, tais como estrutura familiar, irmãos, dados das pessoas a cargo, casamentos e relações;
  • Informações financeiras sobre a sua conta bancária e rendimentos pessoais;
  • Fotografias suas durante a sua participação num programa;
  • Informações sobre o seu histórico pessoal, tais como o seu histórico de viagens e outros eventos da sua vida; e
  • Informações sobre as suas preferências, tais como as suas opiniões, intenções e interesses.
  • Além disso, podemos processar dados que são normalmente considerados confidenciais por natureza. Consulte a secção abaixo para obter mais detalhes.
  • Que tipos de dados pessoais confidenciais processamos?

    Além dos tipos de dados listados acima, também podemos recolher, manter e usar as seguintes categorias de dados pessoais sobre si que sejam de natureza confidencial ("Dados pessoais confidenciais"):

    Os Dados Pessoais Confidencias podem incluir:

  • Informações relativas à sua saúde;
  • Informações relativas a condenações penais e infracções ou medidas de segurança relacionadas;
  • Informações relacionadas a dependentes que o acompanham no seu programa, incluindo menores
  • Informações sobre as suas opiniões políticas
  • Informações sobre a sua orientação sexual
  • Dados que revelam a origem racial ou étnica
  • Crenças políticas, religiosas ou filosóficas
  • Filiação sindical

    Só iremos recolher estas informações quando elas forem necessárias e exigidas para os fins listados em "Quais são as finalidades para o processamento dos seus dados?" abaixo ou se optar por fornecê-los de livre vontade.

    Note que os cenários mais comuns de processamento de dados confidenciais são quando recolhemos informações médicas para analisar o seu historial clínico para determinar a elegibilidade para participar num programa; os seus antecedentes criminais quando somos obrigados a fazer uma verificação de antecedentes; e informações sobre menores, se deseja trazer dependentes consigo e nós somos obrigados a processar as suas informações para patrocínio de vistos ou outros fins. Na maioria dos casos, só processamos outros tipos de informações confidenciais se nos forem fornecidas de livre vontade, tal como o que diz respeito a opiniões religiosas ou políticas numa redacção de candidatura.

    Quais são as finalidades para o processamento dos seus dados?

    O IEI pode executar os seguintes processos como parte da gestão de um programa:

  • Candidatura/Selecção (Recolha e análise de candidaturas com o objectivo de seleccionar potenciais participantes no programa e/ou notificação da sua selecção para um programa)
  • Avaliação e colocação académica (Leitura, avaliação, apresentação e/ou análise de candidaturas com o objectivo de associar um participante a uma instituição, empregador ou qualquer outra entidade de acolhimento)
  • Criação/gestão de registos (Criação e manutenção de um registo nos sistemas do IEI, electrónicos ou não, para realizar a gestão do programa.)
  • Verificação de antecedentes (Triagem automatizada de listas de vigilância e informações sobre antecedentes para fins de conformidade regulamentar.)
  • Verificação financeira (Verificar a disponibilidade de fundos ou rendimentos para cobrir custos/despesas relacionados com o programa, necessidades financeiras ou outros requisitos financeiros de um programa.)
  • Revisão médica (Análise das informações médicas para efeitos de determinação da elegibilidade para visto, identificação de quaisquer questões que proíbam uma pessoa de participar num programa ou actividade, ou que exigiriam que se realizassem ajustes adicionais.)
  • Acordos do Participante (Elaborar, enviar ou receber um documento de contrato, como Termos do Acordo, Termos de Compromisso, Contratos de Programa ou qualquer outro tipo de documento de contrato com os participantes do programa.)
  • Inscrição e/ou gestão dos seguros/planos de saúde (Inscrição num plano de saúde para garantir a cobertura em caso de problemas médicos ou emergências.)
  • Patrocínio da visto (Criação, acompanhamento e/ou manutenção de um registo de Patrocínio SEVIS/Visa.)
  • Gestão de viagens (Planeamento ou reserva de viagens domésticas ou internacionais pelo IEI ou fornecedores em nome do IEI.)
  • Gestão de eventos (Planeamento e/ou execução de eventos incluindo registo, agendamento de participantes ou quaisquer outras actividades relacionadas com eventos para fins de enriquecimento de programas ou compromissos externos do IEI.)
  • Relatórios do programa (Elaboração e partilha de relatórios, normalmente com os patrocinadores ou doadores, sobre os progressos, as actividades e outras informações relacionadas com o programa).
  • Promoção e sensibilização para o programa (Promover o IEI e/ou programas do IEI, incluindo solicitação de candidaturas para programas ou marketing por e-mail.)
  • Gestão do progresso do participante (Recolha e análise de quaisquer informações de natureza académica, de emprego ou de outra natureza para garantir que o participante cumpre os requisitos de um programa ou está no caminho certo para concluir uma atribuição com êxito.)
  • Gestão financeira (Processamento de transacções de pagamento para ou de participantes, fornecedores ou outros beneficiários que utilizem uma transferência bancária, como ACH, pagamentos por transferência bancária, cheques ou outros métodos.)
  • Gestão de emergências (Auxiliar, comunicar e tratar de emergências que surjam durante a participação num programa.)
  • Assistência fiscal (preparação ou apresentação de declarações fiscais em nome dos participantes do IEI.)
  • Avaliação do programa (Relatórios, exportação ou compilação de dados para fins de compreensão e/ou avaliação do estado do programa/participantes, impactos ou qualquer outro interesse legítimo.)
  • Gestão de alunos: (Gestão de dados dos participantes cujos programas terminaram, incluindo a produção de relatórios estatísticos, a correspondência dos antigos alunos e a organização de eventos dos antigos alunos).

    Com quem partilhamos os seus dados?

    Podemos enviar os seus dados ou recebê-los de entidades terceiras para executar os processos listados acima. Estas entidades terceiras podem incluir:

  • Empresas de avaliação de credenciais académicas
  • Serviços de testes educativos
  • Instituições académicas e de investigação
  • Empregadores
  • Fornecedores de seguros e provedores de saúde
  • Patrocinadores do programa e atribuições
  • Comissões e mensagens
  • Membros de painéis de entrevista externos e comités de selecção de atribuições
  • Empresas de gestão de viagens
  • Verificações de antecedentes e fornecedores de listas de vigilância
  • Serviços de tradução
  • Agências governamentais
  • Partes terceiras adicionais, que podem incluir um advogado que represente o IEI, tribunais, reguladores, autoridades governamentais e agentes de autoridade, se tal for exigido por lei ou pelo interesse legítimo do IEI em conformidade com a legislação/regulamentos aplicáveis.

O IEI irá garantir que estas partes terceiras seguem as nossas instruções ao processar os seus dados pessoais.

Com que base iremos processar os seus dados pessoais?

  • Para potencialmente celebrar ou realizar um contrato consigo e/ou com o patrocinador do programa para administrar o programa.
  • Tal como exigido por nós para perseguirmos os nossos legítimos interesses ou os legítimos interesses de terceiros, desde que os legítimos interesses abaixo referidos não sejam anulados pelos interesses ou direitos ou liberdades fundamentais das pessoas cujos dados pessoais estamos a processar:
    1. na execução dos processos acima enumerados;
    2. ao investigar quaisquer reclamações suas ou de outros, sobre nós ou sobre os nossos prestadores de serviços; ou
    3. em relação a acções judiciais, conformidade, objectivos regulamentares e de investigação, conforme necessário (incluindo a divulgação dessas informações no âmbito de processos judiciais ou de litígios).

Por quanto tempo iremos guardar os seus dados pessoais?

O IEI irá conservar os seus dados pessoais durante o tempo necessário para realizar as finalidades para quais os dados foram recolhidos, dependendo da base jurídica para a qual foram obtidos e/ou se obrigações legais/regulamentares adicionais nos obrigarem a conservar os seus dados pessoais.  Poderemos também conservar dados pessoais durante o período no qual poderá apresentar uma reclamação relativa à nossa relação profissional consigo. 

O IEI pode igualmente manter um registo permanente da participação para a sua própria manutenção de registos interna. Isto pode incluir informações básicas tais como o seu nome, cidadania e o programa no qual participou.

Nota sobre as transferências internacionais de dados pessoais

Tal como exigido pela legislação relativa à protecção de dados, temos procedimentos de segurança rigorosos no que se refere ao armazenamento e divulgação de dados pessoais. 

Os dados pessoais que recolhemos sobre si podem ser transferidos para, armazenados ou processados num ou mais países, incluindo os que não pertencem ao Espaço Económico Europeu ("EEE"), que ainda não foram considerados pelos reguladores como países que oferecem a proteção adequada para os dados. Estes incluem, mas não se limitam, aos Estados Unidos da América, que é onde o IEI e outras partes terceiras identificadas na secção "Com quem partilhamos os seus dados" acima podem estar localizados. 

É frequentemente necessário fazermos a transferência dos dados pessoais que recolhemos sobre si para estes países para que o IEI possa tomar medidas que lhe permitam realizar um contrato consigo para que você possa se tornar um participante do programa e depois executar o contrato.

Nota sobre a tomada de decisões automatizada

Não esperamos que quaisquer decisões sejam tomadas sobre si utilizando meios automáticos.

Quais são os meus direitos como titular de dados?

O titular dos dados tem o direito de enviar perguntas ao IEI sobre o tratamento dos seus dados pessoais. O IEI irá analisar o seu pedido em tempo útil e irá executar o pedido se este satisfizer os requisitos legais adequados. 

Pode ter o direito de:

  • aceder aos seus dados pessoais;
  • proceder à rectificação dos seus dados pessoais, se estes forem imprecisos ou incompletos;
  • ver os seus dados pessoais eliminados ou removidos se não houver razões para o seu armazenamento e processamento continuados;
  • opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais e restringir o tratamento dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias;
  • solicitar a transferência dos seus dados pessoais para outra parte; e
  • quando tiver dado o seu consentimento à recolha, tratamento e transferência dos seus dados pessoais para um fim específico, tem o direito de retirar o seu consentimento. Tenha em atenção que a retirada do seu consentimento não afectará a legalidade de qualquer tratamento de dados pessoais baseado no seu consentimento antes da sua retirada.

Estes direitos podem ser limitados, por exemplo, se o cumprimento do seu pedido revelar dados pessoais sobre outra pessoa, ou se nos pedir que apaguemos informações que, por lei, somos obrigados a manter ou ter interesses legítimos e preponderantes em manter.

Pode enviar as suas solicitações usando o Portal de Solicitação do Titular de Dados do IEI. Pode, em princípio, exercer os seus direitos gratuitamente, sujeito a excepções legais.

Como posso entrar com contacto com o IEI se tiver alguma pergunta?

Se não estiver satisfeito com algum dos aspectos relativos ao tratamento dos seus dados pessoais pelo IEI, tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade competente do seu país de origem ou da jurisdição pertinente.

Se você tiver alguma dúvida sobre esta Declaração ou as políticas ou procedimentos mencionados acima, visite o Portal de Solicitação do Titular de Dados do IEI e seleccione "Pergunta Geral".

Nota sobre as alterações a esta declaração

Reservámo-nos o direito de alterar esta Declaração e quaisquer outras políticas ou procedimentos relevantes a qualquer momento sem aviso prévio.  Iremos manter esta declaração sempre actualizada no site da Internet do IEI, onde está disponível para o público e pode ser lida a qualquer momento. Recomendamos que esta declaração seja revisitada e revista regularmente para garantir que você compreende como poderemos estar a processar os seus dados pessoais.