IIE Trust Center
IIE si impegna a tutelare la privacy e l’integrità dei dati personali di coloro che interagiscono con IIE. IIE si impegna a osservare le leggi applicabili in materia di protezione dei dati e migliorare continuamente le sue policy e procedure in tal senso. IIE è lieta di ricevere il tuo feedback mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato.
Oltre alla lingua inglese, l’Informativa è disponibile in spagnolo, portoghese, francese, arabo, cinese (mandarino) e giapponese.
Informativa sulla privacy di IIE
L’Informativa sulla privacy di IIE è pensata per dare trasparenza alle nostre pratiche e principi in materia di privacy, in modo che gli interessati possano consultarli, leggerli e comprenderli.
Ti invitiamo a leggere con attenzione l’Informativa sulla privacy di IIE, dal momento che illustra nel dettaglio i modi in cui IIE potrebbe trattare i tuoi dati personali. Ti preghiamo di notare che la tipologia di dati che vengono trattati (e come) da IIE potrebbe cambiare in base al programma e/o alla tua interazione con IIE. Questa Informativa non si applica al modo in cui terze parti definiscono i dati personali e come li trattano. IIE ti invita a leggere le Informative sulla privacy delle terze parti e a conoscere i tuoi diritti in materia di privacy prima di interagire con esse.
In vigore dal:
1 ottobre 2024
Note alle modifiche alla presente Informativa
IIE si riserva il diritto di modificare la presente Informativa, nonché le policy e procedure rilevanti, in qualsiasi momento senza fornirti preavviso. Se continui a interagire con IIE, incluso accedendo o utilizzando i Siti Web di IIE dopo che questa Informativa è stata modificata, IIE interpreterà ciò come un assenso ai cambiamenti effettuati. IIE tiene aggiornata questa Informativa sul suo sito web, dove è disponibile e consultabile in maniera pubblica. IIE consiglia di riesaminare e rileggere la presente Informativa in maniera regolare per essere certi di aver compreso il modo in cui IIE potrebbe trattare i propri dati personali.
Definizioni
- IIE indica l’Institute of International Education, Inc.
- Siti Web di IIE indica i siti web gestiti da IIE a nome dei suoi operatori o sponsor.
- Responsabile del trattamento dei dati indica l’entità che determina gli scopi e i mezzi di trattamento dei dati personali.
- Elaboratore dei dati indica l’entità che elabora i dati personali a nome del Responsabile del trattamento dei dati.
- Minore indica un individuo con meno di 18 anni.
- Genitore indica il genitore di un minore, il suo tutore legale o caregiver.
- Persone significa persone naturali identificabili.
- Dati personali significa qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (soggetto del trattamento); una persona fisica identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare facendo riferimento a un identificatore come nome, numero di identificazione, dati sulla posizione, un identificatore online o a uno o più fattori specifici relativi all’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale di quella persona fisica.
- PII, note anche come Informazioni Personali Identificabili (Personally Identifiable Information), fa riferimento a qualsiasi informazione che può essere utilizzata per identificare l’identità di una persona specifica.
- Trattare o Trattamento significa ricevere, inviare, archiviare, citare, consultare o altrimenti utilizzare i Dati Personali in qualsiasi modo previsto dalle leggi e regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati, inclusa qualsiasi legge rilevante a livello internazionale, statale o locale.
Su quali basi IIE tratta i dati personali?
IIE tratta i dati personali in base a consenso e accordi contrattuali. Inoltre, IIE tratta i dati personali al fine di perseguire i legittimi interessi di IIE o quelli di altri. A condizione che questi legittimi interessi non siano superati dai diritti in materia di protezione dei dati delle persone che interagiscono con IIE, i dati personali possono essere trattati:
- quando ci si candida per un programma gestito da IIE,
- quando si sigla o esegue un contratto con te e/o uno sponsor per amministrare un programma,
- quando si sigla o esegue un contratto con te per fornire un servizio a IIE, o perché IIE fornisca un servizio a te,
- quando si sigla o esegue una relazione lavorativa con te,
- quando si indagano i reclami ricevuti da te o da altri, su di noi o sui nostri fornitori di servizi, oppure
- in collegamento a controversie legali, questioni relative alla compliance o per scopi regolatori e investigativi, in base alla necessità (inclusa la comunicazione di tali informazioni nel contesto di processi legali o di risoluzione delle controversie).
Riservatezza e controlli per l’accesso ai dati
I tuoi dati personali trattati nell’ambito di questa Informativa sono condivisi con il personale del caso in base alla necessità e/o se necessario per erogare i servizi che hai richiesto.
Sicurezza dei dati e risposta agli incidenti
IIE ha progettato delle procedure per garantire la sicurezza, integrità e riservatezza dei tuoi dati personali, proteggendoli da accessi o modifiche non autorizzati, nonché dall’essere divulgati o distrutti. IIE impiega ragionevoli controlli di sicurezza per gestire tutte le categorie di dati personali, inclusi quelli sensibili. IIE aggiorna e testa sistemi e processi in maniera regolare. Queste misure e requisiti sono conformi alle linee guida delineate all’interno delle leggi applicabili.
Nel caso IIE venga a conoscenza di un incidente di sicurezza con impatto sui dati personali, IIE dispone di persone, processi e tecnologie dedicati e preposti a indagare, analizzare e mettere in atto appropriate azioni di risposta e rimedio. IIE analizza questi fatti – nel contesto delle leggi, regolamenti applicabili, obblighi contrattuali e dell’impegno di IIE nei confronti della protezione dei dati – per determinare se sia necessario notificare gli individui impattati o altre parti rilevanti, quali sponsor o enti regolatori. IIE osserverà senza indugio tutte le leggi applicabili che richiedono la notifica degli incidenti di sicurezza.
Sebbene IIE metta in opera sforzi ragionevoli per prevenire l’accesso non autorizzato, la modifica, diffusione o distruzione dei dati personali, IIE non può assicurare o garantire la sicurezza dei dati che trasmetti a IIE, dati forniti online o dati archiviati da IIE o dai nostri fornitori di servizi. I dati personali vengono comunicati a proprio rischio. IIE non è responsabile della divulgazione dei tuoi dati personali causata da errori nelle trasmissioni o da azioni dei nostri fornitori di servizi o da terze parti. Ciò significa che accetti tutti i rischi associati a qualsiasi trasmissione di dati o utilizzo di Internet, incluso il rischio che i tuoi dati personali possano essere intercettati durante il loro transito.
Archiviazione e conservazione dei dati
I tuoi dati personali sono conservati da IIE sui suoi server e su hosting di terze parti basati sul cloud e fornitori di servizi con cui IIE interagisce.
IIE conserva i dati personali per il tempo necessario a realizzare i fini descritti nella presente Informativa. La durata del periodo di conservazione dei dati personali da parte di IIE è determinata dal tipo di dati, dal tipo di soggetto a cui i dati fanno riferimento e dagli scopi per cui i dati sono stati trattati.
La durata del periodo di conservazione dei dati personali da parte di IIE è determinata altresì dai requisiti di legge applicabili, dagli obblighi contrattuali, da finalità di sicurezza e prevenzione delle frodi, o da questioni relative a rivendicazioni o dispute non risolte.
IIE conserverà i tuoi dati personali nelle seguenti circostanze:
- per il tempo necessario e rilevante per perseguire i fini per cui i dati sono stati trattati, a seconda della base legale su cui i dati sono stati trattati,
- finché IIE non ha più legittimi interessi nei confronti dei dati e/o può essere avanzata una rivendicazione in relazione al rapporto professionale tra IIE e te,
- finché non ritiri il tuo consenso, OPPURE
- nel caso obblighi di natura legale/normativa non impongano a IIE di conservare i tuoi dati personali.
IIE potrebbe conservare alcuni o tutti i dati personali per finalità di analisi aziendale, rendicontazione, obblighi contrattuali o finalità legali, ai fini dell’applicazione dei Termini e Condizioni dei Siti Web di IIE, oppure in caso queste informazioni vengano archiviate sui sistemi di IIE mediante processi routinari di backup e archiviazione.
Si prega di notare che IIE non è responsabile della rimozione dei tuoi dati personali da liste o sistemi di terze parti non collegate a IIE, forniti in precedenza insieme ai tuoi dati ai sensi della presente Informativa.
Nota sui trasferimenti internazionali dei dati personali
IIE è un’organizzazione globale e potrebbe trasferire dati personali oltre i confini nazionali verso altri Paesi, in osservanza delle leggi che si applicano a tali dati, al fine di portare a termine attività di trattamento come quelle descritte nella presente Informativa. Quando richiesto dalla legge, IIE ha implementato opportuni meccanismi per proteggere in maniera adeguata i dati personali trasferiti oltre i confini nazionali.
Nota a Genitori e Bambini
IIE considera qualsiasi persona sotto i 18 anni come minore, a prescindere da giurisdizione o domicilio. In generale, i servizi di IIE non sono pensati per i minori. Tuttavia, i dati personali associati ai minori potrebbero essere trattati qualora essi interagiscano con IIE per candidarsi o partecipare ai programmi di IIE.
IIE elabora i dati personali dei minori al fine di fornire benefit o visti a persone che sono a carico di individui che interagiscono con IIE come impiegati o partecipanti a un programma.
Fare riferimento alla sezione “Chi sono i soggetti interessati e quali dati personali sono trattati da IIE” della presente informativa sulla privacy per comprendere meglio quali minori potrebbero essere Soggetti Interessati.
Se sei un minore, potresti chiedere a IIE di rimuovere qualsiasi contenuto che hai condiviso sui Siti Web di IIE che può essere consultato da un altro utente.
Se sei un genitore, tutore o caregiver e ritieni che IIE possa aver raccolto i dati personali di un minore senza il tuo permesso e ciò non è per te accettabile, ti preghiamo di inviare una richiesta mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato. IIE risponderà prontamente alla tua richiesta.
Categorie di dati personali
Nota: in alcuni casi, queste categorie potrebbero sovrapporsi.
Categoria di dati personali | Esempi di categoria di dati personali/Descrizione |
Identificatori, Identificatori online, Informazioni Personali Identificabili (PII) | Nome, indirizzo e-mail, dettagli di contatto, numero del passaporto, documento di identificazione governativo, data di nascita, numero di conto bancario, numero di conto di credito |
Classificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitari | Genere, orientamento sessuale, razza/etnia, dati sulla struttura familiare, salute, condanne o imputazioni penali, convinzioni politiche, religiose o filosofiche, appartenenza a sindacati, preferenze, opinioni, intenzioni, interessi, dati del conto bancario, reddito |
Internet e altre attività elettroniche | Navigazione su Internet/cronologia, cookies, luogo di accesso e interazioni con un’app/sito web, orario e geolocalizzazione dei dipendenti in relazione all’uso del Sito Web su Internet, dell’Applicazione o all’accesso fisico agli uffici di IIE |
Multimedia | Fotografie, registrazioni audio, elettroniche, visive – normalmente durante la partecipazione a un programma o nel corso della relazione di impiego |
informazioni relative a professione, stato di impiego, istruzione | Storia professionale, titoli, stipendio, valutazioni, referenti, colloqui, certificazioni, documenti relativi all’istruzione, curriculum studiorum, certificati di frequenza scolastica |
Inferenze | Qualsiasi dato estratto dalle suddette categorie per creare un profilo su una persona che ne rifletta le caratteristiche, le tendenze psicologiche, le preferenze, predisposizioni, comportamenti, approcci, intelligenza, abilità e attitudini |
Chi sono i soggetti interessati e quali dati personali sono trattati da IIE
Nota: in alcuni casi, queste categorie potrebbero sovrapporsi.
Soggetto Interessato | Descrizione del Soggetto Interessato | Categoria di dati personali | Fonte dei dati personali |
Persone che visitano i Siti Web di IIE | Persone, inclusi minori, che accedono o forniscono dati o interagiscono in qualsiasi maniera con i Siti Web di IIE | Identificatori, Identificatori online, PII Internet e altre attività elettronicheMultimedia | Persone che visitano i Siti Web di IIE |
Persone che ricevono comunicazioni di marketing da IIE | Persone che forniscono i loro dati e i cui dati vengono raccolti al fine di ricevere materiale promozionale e di marketing da parte di IIE | Identificatori, Identificatori online, PII | Persone che visitano i Siti Web di IIE, partecipano agli eventi di IIE, le cui informazioni, disponibili pubblicamente, sono state trattate e che possono essere interessate ai servizi di IIE e/o che forniscono i propri dati personali a IIE |
Persone che rappresentano partner in affari | IIE elabora i dati personali degli individui e dei rappresentanti di organizzazioni che svolgono affari con IIE, quali sponsor, donatori, membri, fornitori, fornitori di servizi, altri partner anche potenziali | Identificatori, Identificatori online, PIIInternet o altra attività elettronica (in caso di accesso ai sistemi, alle reti o alle applicazioni di IIE)Classificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitariMultimediaLavoro, impiego, istruzioneInferenze | Persone che rappresentano partner in affari |
Persone che interagiscono con i programmi di IIE | Persone, inclusi minori, che interagiscono con qualsiasi programma amministrato da IIE | Identificatori, Identificatori online, PIIClassificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitariMultimediaLavoro, impiego, istruzioneInferenze | Fare riferimento a: Con chi IIE riceve o condivide dati personali associati al ciclo di vita del programma? |
Persone a carico di persone che interagiscono con i programmi di IIE | Persone, inclusi minori, il cui tutore legale, familiare o sposo/a sta interagendo con i programmi di IIE | Identificatori, Identificatori online, PIIClassificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitari | Persone che interagiscono con i programmi di IIE e/o Persone a carico di persone che interagiscono con i programmi di IIE |
Persone che sono Candidati per lavori e/o Interni a IIE | Candidati, dipendenti, inclusi i dipendenti a tempo determinato e gli stagisti, volontari, membri dell’Organo Assembleare, funzionari | Identificatori, Identificatori online, PIIClassificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitariInternet e altre attività elettronicheMultimediaLavoro, impiego, istruzioneInferenze | Fare riferimento a: Con chi IIE riceve o condivide i dati personali delle Persone che sono Candidati per lavori o Interni a IIE? |
Persone a carico di Interni a IIE | Persone, inclusi minori, il cui tutore legale, familiare o sposo/a è un interno di IIE | Identificatori, Identificatori online, PIILavoro, impiego, istruzione | Persone che sono Interni a IIE, persone a carico di persone che sono Interne a IIE, fornitori di background check |
Persone che sono Partecipanti alle ricerche in studi gestiti da IIE | Persone i cui dati personali sono rappresentati negli studi gestiti da IIE | Identificatori, Identificatori online, PIIClassificazioni protette, Categorie speciali di dati personali, Dati/informazioni personali sensibili, Dati sanitariMultimediaLavoro, impiego, istruzione | Persone che sono Partecipanti alle ricerche in studi gestiti da IIE |
Notifiche ai Soggetti Interessati
Fare riferimento alla notifica ai Soggetti Interessati appropriata, in base al modo in cui stai interagendo con IIE, al fine di comprendere gli scopi e i tipi di dati personali trattati da IIE, come IIE condivide i tuoi dati personali e i tuoi diritti in materia di privacy.
Persone che visitano i Siti Web di IIE
I Siti Web di IIE includono questo sito web e qualsiasi altro sito web gestito da IIE a nome degli sponsor del programma. Fare riferimento ai Termini e Condizioni dei Siti Web di IIE.
Dati personali e loro finalità di elaborazione sui Siti Web di IIE
Log di interazione con i Siti Web
I Siti Web di IIE raccolgono automaticamente alcune informazioni per archiviarle nei file di log. Queste informazioni possono includere gli indirizzi di protocollo Internet (IP), la regione o la posizione generale da cui il tuo computer o dispositivo sta accedendo a Internet, il tipo di browser, sistema operativo e altre informazioni sull’uso dei Siti Web di IIE, inclusa una cronologia delle pagine che visiti. IIE potrebbe utilizzare queste informazioni per fare in modo che i siti rispondano meglio ai tuoi bisogni. IIE potrebbe utilizzare il tuo indirizzo IP per diagnosticare dei problemi del nostro server e amministrare i Siti Web di IIE, analizzare i trend, tracciare i movimenti dei visitatori e raccogliere informazioni demografiche generali per aiutarci a identificare le tue preferenze.
IIE ha il legittimo interesse di comprendere in che modo le persone interagiscono con i Siti Web di IIE. Ciò aiuta IIE a offrire materiale più rilevante, comunicando valore ai nostri partecipanti, sponsor e figure aziendali, provvedendo inoltre a impiegare lo staff adeguato a soddisfare i bisogni degli stakeholder.
Cookie
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Altri dati personali trattati
Potresti anche visitare i Siti Web di IIE senza che ti sia richiesto di fornire il tuo nome, indirizzo e-mail o altri dati personali. Alcune funzionalità dei Siti Web di IIE potrebbero includere funzioni o servizi che ti permettono di inserire dati personali.
Quando comunichi i tuoi dati personali a IIE mediante i Siti Web di IIE, IIE ti informerà a ciascun punto di raccolta, comunicando quali dati sono richiesti e qual è lo scopo della loro raccolta. Puoi scegliere di non inserire alcuni o tutti i tuoi dati personali. In quest’ultimo caso, IIE potrebbe non essere in grado di rispondere in maniera adeguata alle tue richieste, di comunicare ulteriormente con te e/o erogare i servizi richiesti.
A seconda del perché e del modo in cui comunichi con IIE mediante i Siti Web di IIE, IIE utilizzerà i tuoi dati personali nei seguenti modi:
- Per rispondere alle tue domande e/o fornire le informazioni richieste, se rivolgi delle domande sui programmi o sui servizi di IIE,
- Per informarti quando IIE ha bisogno dei tuoi dati personali per eseguire un accordo siglato con te o la tua organizzazione, oppure per osservare un obbligo di legge o se tu domandi in che modo la tua organizzazione può supportare IIE o lavorare con IIE,
- Per rispondere a una tua richiesta se fai parte del pubblico, ad esempio una domanda sull’impiego a IIE e/o domande di carattere generale,
- Per verificare la tua identità, organizzazione e/o ruolo se IIE non conosce ancora te o la tua organizzazione, oppure
- Per condividere informazioni sui nostri programmi, servizi, novità ed eventi, se acconsenti a ricevere comunicazioni di marketing. Quando condividi i tuoi dettagli di contatto per questa ragione, fornisci il tuo consenso al fatto che IIE può contattarti con queste finalità.
Nota sui forum pubblici
Le persone che visitano i Siti Web di IIE sono le sole responsabili del contenuto di ciò che pubblicano online su forum pubblici. Forum pubblici includono, senza limitazione, applicazioni social media, chat room, board di aggiornamenti, blog e altri forum liberamente accessibili che possono essere visualizzati da chiunque. Si prega di tenere a mente che, quando si divulgano in maniera volontaria dei dati personali e li si trasmettono all’interno di un forum pubblico, i propri dati personali potrebbero essere raccolti e utilizzati da altri. IIE non può controllare tali usi dei tuoi dati personali e, utilizzando questi servizi, ti assumi il rischio che qualsiasi dato personale tu possa fornire potrebbe essere visto e utilizzato da terze parti.
Puoi ritirare il tuo consenso all’uso da parte di IIE dei tuoi dati personali su Forum Pubblici amministrati da IIE modificando o cancellando il tuo commento o inviando una richiesta mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato. Se ritiri il tuo consenso, ciò non cambierà il modo in cui IIE ha trattato i tuoi dati personali prima che tu ritirassi il tuo consenso, ma il commento non sarà più reso visibile in futuro.
Con chi condivide IIE i tuoi dati personali?
IIE potrebbe condividere i tuoi dati personali con:
- Responsabili del trattamento dei dati collegati a siti web specifici di un programma, sponsorizzati dal responsabile,
- Uffici e affiliati di IIE,
- Fornitori di servizi di IIE e altre terze parti che rendo disponibili i Siti Web di IIE, ne migliorano le funzionalità o, altrimenti, forniscono servizi a IIE o ai suoi fornitori di servizi,
- qualsiasi altra persona o entità menzionata da IIE quando tu fornisci i tuoi dati personali, oppure
- qualsiasi altra persona o entità necessaria per proteggere i diritti o la sicurezza di IIE o altri.
IIE non condividerà o altrimenti distribuirà i tuoi dati personali ad altri in modi diversi da quelli descritti nella presente Informativa. IIE non venderà, immetterà sul mercato o darà in affitto i tuoi dati personali a meno che IIE non abbia ricevuto il tuo esplicito consenso. Salvo ove espressamente dichiarato nella presente Informativa, IIE comunicherà i dati personali a un’altra persona o azienda solo con il tuo consenso o se richiesto/permesso dalla legge. Se i tuoi dati personali vengono divulgati a qualsiasi altra entità diversa da quelle menzionate nella presente Informativa, IIE ti informerà nel momento in cui i tuoi dati personali vengono raccolti e otterrà il tuo consenso.
Persone che ricevono comunicazioni di marketing da IIE
Quando acconsenti a ricevere comunicazioni di marketing da parte nostra, stai dando il tuo consenso all’utilizzo dei tuoi dati personali al fine di contattarti via e-mail, posta diretta e/o telefono, in modo da offrirti esperienze con i Siti Web di IIE personalizzate e condividere con te informazioni su prodotti, servizi, best practice, novità del settore ed eventi, raccolte fondi e/o per inviare sondaggi o altre informazioni su prodotti o servizi sviluppati o forniti da noi o dai nostri partner.
IIE non comunicherà i tuoi dati personali a un’altra parte per promuovere prodotti o servizi direttamente a te senza il tuo espresso consenso.
Se hai acconsentito a ricevere e-mail di marketing, e in un secondo momento decidi che non vuoi ricevere questo tipo di comunicazioni, basterà cliccare su “Cancella iscrizione” al link fornito nei messaggi e-mail, oppure contattare direttamente il mittente della mail e chiedere che non ti siano più inviate comunicazioni.
Ritirare il tuo consenso non impedirà a IIE di utilizzare i dati personali che hai fornito prima del tuo ritiro, ma ciò significa che IIE non ti contatterà più in futuro. Potrebbe passare un po’ di tempo tra quando invii la tua richiesta di “revocare il consenso” e quando ciò viene elaborato e inserito nei sistemi di IIE. Ciò significa che potresti continuare a ricevere certe comunicazioni da parte di IIE anche per un po’ di tempo dopo che cancelli la tua iscrizione. IIE si scusa per qualsiasi problema e ti ringrazia per la pazienza.
Ti preghiamo di notare che IIE potrebbe continuare a inviarti e-mail non di marketing, relative a qualsiasi account in tuo possesso, candidatura inviata, o transazione/accordo contrattuale in essere con IIE.
Eccetto nel caso di dati inviati nel contesto di una candidatura, di un acquisto o di una donazione, qualsiasi comunicazione o materiale che ci trasmetterai via e-mail o in altri modi, inclusi tutti i dati, domande, commenti, suggerimenti e simili, sono e saranno trattati come non riservati.
Se non sei soddisfatto delle opzioni di “revoca del consenso”, ti preghiamo di inviare una richiesta mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato e IIE si dedicherà al più presto al problema.
Persone che rappresentano soci in affari (Individui e Rappresentanti di Organizzazioni)
IIE tiene alle sue relazioni commerciali e tratta i dati personali dei Soci in affari per attività legittime e ragioni contrattuali. Se credi che ciò non trovi riscontro nelle pratiche commerciali di IIE o desideri esercitare i tuoi diritti in quanto Soggetto Interessato, ti preghiamo di inviare una richiesta mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato e IIE si dedicherà al più presto al problema.
IIE potrebbe utilizzare i tuoi dati per ottemperare a doveri di leggi o in buona fede, nella convinzione che tale azione sia necessaria per conformarsi ai requisiti di una legge o rispettare un’appropriata prassi legale.
Se accedi ai dispositivi, sistemi e reti di IIE nel corso della tua relazione di affari con IIE, la Policy di IIE sull’uso esterno accettabile si applica anche a te. Gli utenti dei sistemi di IIE non devono nutrire aspettative in termini di privacy quando utilizzano i dispositivi, sistemi o reti gestiti da IIE. L’uso non lavorativo dei beni di IIE è fortemente sconsigliato, al fine di massimizzare la protezione dei dati separando i dati commerciali da quelli personali, che non sono necessari per condurre la relazione di affari.
Quali sono le finalità del trattamento dei dati personali associati ai Soci in affari?
IIE elaborerà i dati personali solamente quando necessario e richiesto per i fini summenzionati, altre legittime finalità commerciali, o se scegli di fornirceli volontariamente.
Processo | Descrizione del processo |
Background Check | Screening automatizzato su liste nere del governo e informazioni di background a fini di compliance legale |
Accordi | Stesura, invio o ricezione di documenti contrattuali come regali, contratti e riconoscimenti |
Valutazione | Registrazione, esportazione o compilazione di dati al fine di comprendere o valutare il coinvolgimento, l’impatto di un partner o altre informazioni di legittimo interesse |
Gestione degli eventi | Trattamento dei dati personali in relazione alla pianificazione e/o messa in atto di eventi inclusi la registrazione, sia audio che video, di qualsiasi altra attività collegata all’evento, per finalità che includono il miglioramento del programma, marketing, partecipazione online o altre iniziative esterne di IIE |
Verifica finanziaria | Verifica della disponibilità di fondi o reddito per coprire i costi/spese previsti dall’accordo, o per altri requisiti di natura finanziaria |
Gestione delle relazioni con i partner | Trattamento dei dati personali di soci in affari potenziali o attuali che fungono da sponsor, donatori, fornitori o altre legittime figure commerciali, che hanno precedentemente o potrebbero interagire con IIE. Ciò include l’interazione di IIE con fornitori di servizi di dati di terze parti, ai fini del miglioramento qualitativo dei dati, nonché la ricerca di fonti di dati disponibili pubblicamente. |
Elaborazione dei pagamenti | L’elaborazione di transazioni di pagamento a favore/da soci utilizzando bonifici bancari come ACH, EFT, pagamenti a distanza, assegni o altri metodi |
Promozione e outreach | Promozione di IIE e/o dei suoi programmi, incluso invitare a effettuare donazioni e marketing via e-mail |
Fornire ospitalità | Trattamento dei dati personali al fine di fornire ospitalità nel corso della partecipazione a un evento, comunicare o interagire in altro modo con IIE. Può includere un trattamento limitato di alcune categorie speciali di dati personali. |
Creazione/Gestione di registri | Creazione e gestione di un registro sui sistemi di IIE, elettronici e non, per amministrare i programmi di IIE |
Social Media Management | Interagire con le persone sui social media |
Imposte | Elaborazione dei moduli fiscali come necessario |
Con chi IIE riceve o condivide i dati personali associati ai Soci in Affari?
IE non venderà o immetterà sul mercato i tuoi dati personali, tranne se non riceviamo il tuo consenso specifico. IIE non ti invierà posta a nome di altre organizzazioni, salvo nel caso tu ne faccia richiesta.
IIE potrebbe inviare o ricevere i tuoi dati personali a/da terze parti per l’espletamento dei processi appena descritti. Queste terze parti possono includere:
- Fornitori di background check e watchlist
- Fornitori nell’ambito qualità dati e miglioramento
- Agenzie governative
- Fornitori di servizi tecnologici
Altre terze parti possono essere entità legali che rappresentano IIE, corti, tribunali, regolatori, autorità governative e funzionari delle forze dell’ordine, se richiesto dalla legge o dal legittimo interesse di IIE, in ottemperanza alle leggi/regolamenti applicabili.
Persone che interagiscono con i programmi di IIE
IIE viene incaricata da organizzazioni finanziatrici, che agiscono in qualità di responsabili del trattamento, di occuparsi dell’amministrazione dei programmi. Il responsabile del trattamento finanzia e imposta le direttive, gli obiettivi e le finalità di alto livello del programma. IIE gestisce alcune o tutte le operazioni amministrative del programma sotto la direzione generale del responsabile del trattamento, che agisce come unico elaboratore dei dati. Il responsabile del trattamento può anche occuparsi del trattamento dei propri dati.
Inoltre, IIE sponsorizza le proprie iniziative: in questi casi, funge da responsabile del trattamento per questi programmi sponsorizzati da IIE.
Le persone, inclusi i minori, che interagiscono con i programmi di IIE sono classificate in base ai seguenti tipi di Soggetto Interessato, a causa di diversi requisiti di conservazione basati sul livello di interazione con il programma.
- Candidati ai programmi con candidatura non presentata
- Candidati ai programmi con candidatura presentata ma non selezionati per un programma
- Partecipanti al programma ed ex allievi
Eccetto che per i background check, IIE non utilizza strumenti automatizzati quando si occupa della selezione delle candidature, così come per prendere qualsiasi altra decisione che potrebbe avere un effetto legale o di altra natura su di te. Tutte le decisioni in merito alle selezioni richiedono essenziali input umani.
Se hai domande o dubbi, ti preghiamo di utilizzare il nostro Portale delle richieste del Soggetto Interessato.
Qual è lo scopo del trattamento dei dati personali nel contesto del ciclo di vita di un programma?
IIE tratterà i dati personali solamente quando necessario e richiesto per gli scopi elencati, o se tu scegli di fornirci i tuoi dati in maniera volontaria.
Nota: gli scenari più comuni nei quali IIE può trattare categorie speciali di dati sono quelli legati ai dati medici, che vengono raccolti per poter esaminare la tua storia sanitaria e determinare l’idoneità della tua partecipazione a un programma; la tua fedina penale, quando a IIE è richiesto di effettuare un background check; e informazioni riguardanti dei minori, se stai portando con te membri della famiglia a carico e dobbiamo trattare i loro dati per fini di richieste di visti o simili. Nella maggior parte dei casi, IIE tratta altri tipi di informazioni sensibili solo nel caso tu le fornisca volontariamente, come ad esempio le tue idee religiose o politiche in un saggio di candidatura.
Processo | Descrizione del processo |
Gestione degli ex allievi | Gestione dei dati dei partecipanti a programmi conclusi, inclusa la produzione di resoconti statistici, corrispondenza con gli ex allievi e organizzazione di eventi per ex allievi |
Candidatura/Selezione | Raccogliere ed esaminare le candidature allo scopo di selezionare potenziali partecipanti al programma e/o informarli della loro selezione per un programma. Nota: i programmi di IIE non utilizzano sistemi di trattamento dei dati automatici per questo processo |
Background Check | Screening automatizzato su liste nere del governo e informazioni di background a fini di compliance legale |
Gestione delle emergenze | Assistere, dialogare e gestire le emergenze durante la partecipazione a un programma |
Gestione degli eventi | Trattamento dei dati personali in relazione alla pianificazione e/o messa in atto di eventi inclusi la registrazione, sia audio che video, di qualsiasi altra attività collegata all’evento, per finalità che includono il miglioramento del programma, marketing, partecipazione online o altre iniziative esterne di IIE |
Verifica finanziaria | Verificare la disponibilità di fondi o reddito per coprire i costi/le spese collegati a un programma, necessità economiche o altri requisiti finanziari del programma |
Iscrizione e/o gestione di assicurazioni/Benefit sanitari | Iscrivere un partecipante a un piano di benefit sanitari per assicurare la copertura durante il programma in caso di problemi medici o emergenze |
Analisi mediche | Analizzare i dati medici allo scopo di determinare l’idoneità per un visto, identificando qualsiasi problema che potrebbe influenzare la partecipazione a un programma o attività, o che richiederebbe degli accorgimenti speciali |
Contratti con i partecipanti | Redigere, inviare e ricevere documenti di accordo quali Termini e Condizioni, Termini di nomina, Contratti del Programma o qualsiasi altro tipo di documento di accordo con i partecipanti al programma. |
Consulenza per i partecipanti e gestione dei progressi | Raccogliere e analizzare qualsiasi dato accademico, professionale o di altro tipo, per accertarsi che il partecipante soddisfi i requisiti di un programma o sia in regola per il conseguimento di un titolo |
Elaborazione dei pagamenti | Elaborazione di transazioni di pagamento a/dai partecipanti, fornitori o altri beneficiari utilizzando un bonifico bancario come ACH; EFT, pagamenti a distanza, assegni o altri metodi |
Valutazione del programma | Registrazione, esportazione o compilazione di dati al fine di comprendere o valutare lo stato di un programma/partecipante, l’impatto o qualsiasi altro legittimo interesse collegato all’amministrazione del programma |
Promozione del programma e outreach | Promuovere IIE e/o i suoi programmi, incluso invitare a candidarsi a programmi o marketing via e-mail |
Rapporti dei programmi | Produrre e condividere rapporti sui progressi, le attività e altre informazioni relative ai programmi |
Fornire ospitalità | Trattamento dei dati personali al fine di fornire ospitalità nel corso della partecipazione a un evento, comunicare o interagire in altro modo con IIE. Può includere un trattamento limitato di alcune categorie speciali di dati personali. |
Creazione/Gestione di registri | Creazione e gestione di un registro sui sistemi di IIE, elettronici e non, per amministrare i programmi di IIE |
Social Media Management | Interagire con le persone sui social media |
Imposte | Se applicabile, trattenere tasse e rilasciare moduli fiscali ai partecipanti |
Gestione dei viaggi | Pianificare o prenotare viaggi nazionali o internazionali di IIE o di fornitori che agiscono per conto di IIE |
Sponsorizzazione dei visti | Creare, monitorare e/o gestire un registro SEVIS/sponsorizzazione dei visti |
Con chi IIE riceve o condivide i dati personali associati al ciclo di vita di un programma?
IIE potrebbe inviare o ricevere i tuoi dati personali a/da terze parti per l’espletamento dei processi appena descritti. Queste terze parti possono includere:
- Società di valutazione di credenziali accademiche
- Servizi di test scolastici
- Istituzioni accademiche e di ricerca
- Datori di lavoro
- Fornitori di servizi assicurativi e sanitari
- Sponsor di programmi e premi
- Commissioni
- Commissioni esterne per i colloqui e comitati di selezione per premi
- Agenzie di gestione dei viaggi
- Fornitori di background check e watchlist
- Servizi di traduzione
- Agenzie governative
Altre terze parti possono entità legali che rappresentano IIE, corti, tribunali, regolatori, autorità governative e funzionari delle forze dell’ordine, se richiesto dalla legge o dal legittimo interesse di IIE, in ottemperanza alle leggi/regolamenti applicabili.
Come risponde IIE alle richieste di cancellazione dei dati personali nel contesto del ciclo di vita di un programma?
Tipo di soggetto interessato | Commenti sulla conservazione dei dati | Risposta alle richieste di cancellazione |
Candidati ai programmi con candidatura non presentata | I dati personali e associati vengono cancellati | |
Candidati ai programmi con candidatura presentata ma non selezionati per un programma | La durata del trattamento è determinata dallo sponsor e segue le linee guida del governo statunitense in materia di conservazione dei dati | Dati personali resi anonimi Le informazioni demografiche vengono conservate per finalità di analisi e/o ricerca IIE conserverà e utilizzerà dati resi anonimi solo in questo formato e non tenterà di risalire all’identità dei Soggetti Interessati associati a quei dati resi anonimi |
Partecipanti ed ex allievi | La durata del trattamento è determinata dallo sponsor e segue le linee guida del governo statunitense in materia di conservazione dei dati. Inoltre, IIE deve conservare tutti i documenti relativi al programma di scambio partecipanti per almeno tre anni, secondo quanto stabilito dai regolamenti federali statunitensi | Conservazione in base al periodo stabilito |
Persone a carico di persone che interagiscono con i programmi di IIE
IIE tratta i dati personali dei Soggetti Interessati, inclusi in alcuni casi minori, descritti da questa categoria, relativi a background check, sponsorizzazioni per visti e per erogare benefit di natura sanitaria.
Le informazioni rilevanti vengono condivise con agenzie governative per effettuare i background check e le pratiche relative alla sponsorizzazione dei visti, nonché con agenzie assicurative al fine di poter amministrare i benefit.
Persone che sono Candidati per lavori o interni a IIE
Le persone che sono Candidati per lavori o Interni a IIE acconsentono al trattamento dei loro dati personali come parte della loro candidatura e/o contratto di lavoro. I dipendenti, inclusi quelli a tempo determinato, stagisti e volontari, acconsentono al trattamento dei loro dati personali nel momento in cui accettano la Policy di IIE sull’uso accettabile.
Le persone che utilizzano i dispositivi, i sistemi e le reti di IIE non devono nutrire aspettative in termini di privacy quando utilizzano i beni gestiti da IIE. L’uso non professionale dei beni di IIE è sconsigliato, al fine di massimizzare la protezione dei dati. IIE consiglia caldamente di separare i dati professionali da quelli personali, in modo da proteggere ulteriormente i dati personali dei dipendenti.
Se hai domande o dubbi, contatta il tuo Business Partner HR o invia una richiesta al Portale delle richieste del Soggetto Interessato.
Quali sono le finalità del trattamento dei dati personali delle Persone che sono candidati per lavori o interni a IIE?
IIE tratterà i dati personali solamente quando necessario e richiesto per gli scopi elencati, o se tu scegli di fornirci i tuoi dati in maniera volontaria.
Categoria Dati personali HR | Processo | Descrizione del processo |
Benefit | Amministrazione dei benefitSpese di pagamento/rimborso | Benefit medici, odontoiatrici, oculistici, per pendolari, pensionamento, benefit per studenti, inclusa l’analisi dell’idoneità delle persone dipendenti, monitoraggio assenze e congedi, gestione di assicurazione e incidenti ed erogazione online di informazioni e dichiarazioni sul total rewardAmministrazione degli stipendi, gestione della busta paga, pagamento delle spese, per amministrare altri pagamenti relativi alle compensazioni, inclusa l’assegnazione di importi bonus a individui, amministrazioni o bonus per dipartimenti |
Compliance | Monitoraggio dell’idoneità al lavoro | Monitoraggio e garanzia della compliance relativa all’abilità di lavorare in determinate sedi |
Compliance Famiglia e Medica | Trattamento di dati sanitariConformità con le leggi applicabili e regolamenti normativi | Supporto alla gestione dei reclami con fornitori, idoneità ai congedi familiari o sanitari, idoneità alla mansione/ritorno a lavoro dopo un congedoOve richiesto, potrebbe raccogliere informazioni sulle vaccinazioni o altra storia medicaObblighi legali di rendicontazione (locale, statale, federale) e interni all’azienda, tra cui numero di dipendenti, informazioni di gestione, dati demografici e reporting su sanità, sicurezza e privacy |
Personale | Amministrazione delle operazioni internazionaliAssistenza in caso di emergenzaEsecuzione di revisione delle performanceFacilitare lo sviluppo di un ambiente lavorativo miglioreConservazione dei dettagli di contattoOffrire ai dipendenti gestione delle risorse umane, servizi finanziari e in caso di viaggio | Servizi di trasferimento in nuova sede, termini e condizioni per gli obblighi di documentazione, ottenimento della rilevante documentazione integrativa, inaugurazione di servizi di fornitori, corretta amministrazione delle pratiche fiscali domestiche/internazionali, requisiti relativi alla documentazione e gestione dei bisogni sanitariGestione dei dettagli di contatto per persone dipendenti in caso di emergenza personale o lavorativaValutazione delle prestazioni, planning carriera, monitoraggio delle competenze, mobilità interna, promozioni, ristrutturazione dello staffConduzione di sondaggi per lo staff, presentazione al management senior di dati sui dipendenti e percorsi di formazioneVerifica che nei sistemi di IIE le informazioni di contatto siano aggiornateServizi di manutenzione e supporto per dati dei dipendenti, amministrazione della terminazione del rapporto, procedure di approvazione e autorizzazione, amministrazione e gestione dei reclami dei dipendenti e amministrazione dei viaggi |
Recruitment | Recruitment | Screening del background dei dipendenti e controlli ai sensi della rendicontazione obbligatoria del programma Affirmative Action |
Sistemi | Mantenere sicuri i Siti Web di IIE e i beni collegati alla reteMonitoraggio di licenze e credenziali di lavoro | Hosting e manutenzione di sistemi e infrastrutture informatiche, gestione del software di IIE e dei suoi beni hardware, test dei sistemi, ad esempio lo sviluppo di nuovi sistemi e test per l’utente finale di sistemi informatici, formazione, monitoraggio dell’accesso a e-mail e InternetApprovvigionamento di licenze software per utilizzi collegati alle responsabilità lavorative dei dipendenti, assicurando di rispettare i requisiti dettati dagli enti regolatori in materia di compliance, formazione, esami e altro. |
Strutture di lavoro | Fornire luoghi fisici di lavoro | Gestione dell’accesso agli uffici aziendali, monitoraggio della sicurezza fisica e servizi, misurazione della frequentazione e utilizzo delle strutture |
Con chi IIE riceve o condivide i dati personali dei Candidati a una posizione o degli Interni a IIE?
IIE potrebbe inviare o ricevere i tuoi dati personali a/da terze parti per lo svolgimento dei processi appena descritti. Queste terze parti possono includere:
- Datori di lavoro
- Fornitori di servizi assicurativi e sanitari
- Agenzie di gestione dei viaggi
- Fornitori di background check e watchlist
- Agenzie governative
- Fornitore di hosting per i file dei dipendenti
- Fornitori di buste paga
- Fornitori di pensioni
- Consulenti per compliance e rendicontazione
- Fornitori di engagement dei dipendenti
- Fornitori di strutture di lavoro
Altre terze parti possono entità legali che rappresentano IIE, corti, tribunali, regolatori, autorità governative e funzionari delle forze dell’ordine, se richiesto dalla legge o dal legittimo interesse di IIE, in ottemperanza alle leggi/regolamenti applicabili.
Come risponde IIE alle richieste di cancellazione dei dati da parte di Candidati a un lavoro e Interni a IIE?
Nota: accettare la Policy di IIE sull’uso accettabile e il trattamento dei dati personali collegato all’impiego è una condizione necessaria.
Tipo di Soggetto Interessato | Commenti sulla conservazione dei dati | Risposta alla richiesta di cancellazione |
Candidati a un lavoro | I dati relativi al rectruitment devono essere conservati da IIE in formato elettronico per tre anni. Se la persona viene assunta da IIE, la data da cui parte il periodo di conservazione è quella della terminazione del rapporto di lavoro. Per tutti gli altri dati, l’evento da cui parte il periodo di conservazione è la data dell’azione del membro del personale interessato o la data in cui i dati sono stati creati o ricevuti da IIE, a seconda di quale delle due date sia posteriore. | Conservazione in base al periodo stabilito |
Interni a IIE | L’evento da cui parte la conservazione è la data della terminazione del rapporto di lavoro. Personale, Benefit, Sistemi e altri dati HR sono conservati in formato elettronico per sei anni. I dati relativi a Famiglia, Sanità e Compliance sono conservati per tre anni, per 18 anni in caso di compensazione di un lavoratore e 30 anni in caso di esposizione a sostanze tossiche. I moduli I-9 relativi all’idoneità al lavoro rilasciati dall’Ufficio Immigrazione degli Stati Uniti (U.S. Citizenship and Immigration Services) vengono conservati dall’IIE per tre anni dalla data di assunzione o per un anno dalla data di cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale delle due date sia posteriore. | Conservazione in base al periodo stabilito |
Persone a carico di persone che sono Interni a IIE
I dati personali delle persone a carico, inclusi minori, potrebbero essere trattati per erogare benefit, come ad esempio l’assicurazione sanitaria. Questi dati vengono condivisi con le compagnie assicurative per poter erogare i suddetti benefit.
I dati delle persone a carico potrebbero inoltre essere trattati in relazione ai Programmi di borsa di studio riservati ai figli di dipendenti IIE, solo se il dipendente e/o la persona a carico fornisce tali informazioni. Tutti i candidati vengono sottoposti a un background check standard.
Se hai domande o dubbi, contatta il tuo Business Partner HR o invia una richiesta al Portale delle richieste del Soggetto Interessato.
Persone che sono Partecipanti alle ricerche in studi gestiti da IIE
Inoltre, IIE sponsorizza le proprie iniziative: in questi casi, funge da responsabile del trattamento per queste ricerche sponsorizzate da IIE.
Una volta ottenuto il consenso dei partecipanti alla ricerca, questi studi sono condotti direttamente dai partecipanti alla ricerca utilizzando strumenti di sondaggio forniti da terze parti e/o mediante colloqui.
Diritti dei Soggetti Interessati
Quali sono i tuoi diritti come Soggetto Interessato
Diritto del Soggetto Interessato | Hai diritto a: |
Accesso | accedere ai dati personali che IIE tratta e che ti riguardano, nonché ottenere informazioni sul modo in cui IIE li tratta |
Cancellazione | chiedere a IIE di cancellare i tuoi dati personali, quando hai ritirato il tuo consenso o nei casi in cui non ci sia ragione per IIE di trattare i tuoi dati personali |
Opposizione al trattamento | opporti al trattamento dei tuoi dati personali da parte di IIE |
Portabilità | richiedere a IIE di fornirti una copia dei tuoi dati personali |
Rettifica | correggere i dati personali che ti riguardano e trattati da IIE |
Limitazione del trattamento | richiedere che IIE limiti il trattamento dei tuoi dati personali |
Revoca del consenso | ritirare il consenso precedentemente accordato a IIE per il trattamento dei tuoi dati personali |
Se soddisfare la tua richiesta rivelerebbe i dati personali di un’altra persona, o se chiedi a IIE di cancellare informazioni che quest’ultima è obbligata per legge a conservare, IIE potrebbe non essere in grado di soddisfare la tua richiesta. IIE potrebbe tenere un registro dell’esistenza di relazioni professionali con te, entro i limiti in cui ciò è richiesto dalla legge. Per esempio, IIE registrerà la tua richiesta di cancellazione dei dati personali.
Nota: le restrizioni che imponi all’uso, divulgazione o trattamento dei tuoi dati personali possono causare la perdita dell’idoneità a certi servizi per i quali è necessario trattare dati personali.
Come esercitare i propri diritti di Soggetto Interessato
Invia la tua richiesta utilizzando il Portale delle richieste del Soggetto Interessato di IIE. Una volta confermato il tuo indirizzo e-mail, IIE verificherà la tua identità e poi elaborerà la tua richiesta il prima possibile.
Come IIE elabora le richieste dei Soggetti Interessati
Dopo aver inviato la tua Richiesta del Soggetto Interessato, riceverai una e-mail all’indirizzo fornito in cui ti si chiederà di confermare il tuo indirizzo e-mail. Se la tua e-mail non viene confermata, IIE non potrà elaborare la tua Richiesta del Soggetto Interessato.
Una volta confermato l’indirizzo e-mail, IIE inoltrerà la tua richiesta al team appropriato, in modo che venga eseguita la Verifica dell’identità e si ottenga la conferma che IIE stia trattando i tuoi dati personali.
A questo punto, IIE gestirà la tua richiesta in maniera appropriata. Riceverai tutte le notifiche e comunicazioni mediante il Portale delle richieste del Soggetto Interessato.
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