Centrum zaufania IIE
IIE zobowiązuje się do zachowania prywatności i integralności danych osobowych osób wchodzących w interakcje z IIE. IIE stara się przestrzegać obowiązujących przepisów prawa ochrony danych i nieustannie dopracowuje swoje polityki i procedury w zakresie ochrony danych. IIE chętnie przyjmie informację zwrotną; możesz ją przesłać za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych.
Oprócz języka angielskiego, niniejsza Polityka dla globalnej wygody dostępna jest w języku hiszpańskim, portugalskim, francuskim, arabskim, chińskim mandarryńskim i japońskim.
Polityka prywatności IIE
Polityka prywatności IIE została stworzona, aby zapewnić przejrzystość naszych praktyk i zasad związanych z prywatnością, tak aby odbiorcy mogli swobodnie się po nich poruszać, zapoznać się z nimi i zrozumieć je.
Prosimy o staranne zapoznanie się z Polityką prywatności IIE, ponieważ wyszczególnia one sposoby, w które IIE może przetwarzać Twoj dane osobowe. Uwaga: to, jakie dane przetwarza IIE i w jaki sposób dane te są przetwarzane, może różnić się w zależności od programu i/lub Twojej interakcji z IIE. Polityka ta nie ma zastosowania do tego, w jaki sposób strony trzecie definiują dane osobowe lub w jaki sposób je przetwarzają. IIE zachęca do zapoznania się z politykami prywatności stron trzecich i swoimi prawami w zakresie prywatności przed wejściem z nimi w interakcję.
Data wejścia w życie
1 października 2024 r.
Informacja w sprawie zmian niniejszej Polityki
IIE zastrzega sobie prawo do zmiany tej Polityki i odpowiednich polityk i procedur w dowolnym momencie, bez uprzedniego zawiadamiania użytkowników. Jeśli nadal wchodzisz w interakcje z IIE, w tym uzyskujesz dostęp do Witryn IIE lub korzystasz z nich po zmianie tej Polityki, IIE uznaje, że wszelkie wprowadzone zmiany zostały przez Ciebie zaakceptowane. IIE będzie dbać o aktualność tej Polityki w tej witrynie, gdzie jest ona powszechnie dostępna. IIE zaleca regularne sprawdzanie tej Polityki, aby upewnić się, że rozumiesz, w jaki sposób IIE może przetwarzać Twoje dane osobowe.
Definicje
- IIE oznacza Institute of International Education, Inc.
- Witryny IIE oznaczają witryny zarządzane przez IIE w imieniu własnym lub sponsorów.
- Administrator danych oznacza podmiot, który ustala cele i środki przetwarzania danych osobowych.
- Administrator danych zajmujący się wyłącznie przetwarzaniem danych oznacza podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Administratora danych.
- Osoba nieletnia oznacza osobę w wieku poniżej 18 lat.
- Rodzic oznacza rodzica, opiekuna prawnego lub opiekuna osoby nieletniej.
- Osoby oznaczają możliwe do zidentyfikowania osoby fizyczne.
- Dane osobowe oznaczają wszelkie dane dotyczące zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych (podmiotów danych); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna jest osobą, którą można zidentyfikować, bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez odniesienie do identyfikatora, takiego jak imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne, identyfikator internetowy lub jeden lub więcej czynników właściwych dla fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturalnej lub społecznej tożsamości tej osoby fizycznej.
- PII, znane również jako Dane umożliwiające identyfikację tożsamości,oznaczają wszelkie dane, których można użyć do identyfikacji tożsamości danej osoby.
- “Przetwarzać” lub “Przetwarzanie” oznacza otrzymywanie, wysyłanie, przechowywanie, odnoszenie się, uzyskiwanie dostępu lub innego rodzaju korzystanie z Danych osobowych w sposób objęty zakresem obowiązujących przepisów prawa i regulacji w zakresie ochrony danych, włącznie z wszelkimi właściwymi przepisami prawa międzynarodowego, stanowego lub lokalnego.
Na jakiej podstawie IIE przetwarza dane osobowe?
IIE przetwarza dane osobowe na podstawie zgody i porozumień umownych. IIE przetwarza również dane osobowe na podstawie realizacji swojego uzasadnionego interesu lub uzasadnionego interesu innych. O ile wymienione poniżej uzasadnione interesy nie ustępują przed prawami do ochrony danych osób wchodzących w interakcje z IIE, dane osobowe mogą być przetwarzane:
- podczas składania wniosku o program zarządzany przez IIE,
- zawierając lub realizując umowę z Tobą i/lub sponsorem programu w celu zarządzania programem,
- zawierając lub realizując umowę z Tobą w celu świadczenia usługi na rzecz IIE lub w celu świadczenia usługi na Twoją rzecz przez IIE,
- zawierając lub realizując z Tobą stosunek pracy,
- prowadząc dochodzenie w sprawie wszelkich skarg otrzymanych od Ciebie lub od innych na nas lub na naszych usługodawców, lub
- w związku z roszczeniami prawnymi, do celów zgodności z przepisami, do celów regulacyjnych i dochodzeniowych, w zależności od konieczności (włącznie z ujawnieniem takich danych w związku z procesem prawnym lub sporem sądowym).
Poufność i Mechanizmy kontroli dostępu do danych
Twoje dane osobowe przetwarzane na mocy niniejszej Polityki są udostępniane odpowiedniemu personelowi na zasadzie ograniczonego dostępu do informacji i/lub tak, jak to konieczne, aby dostarczyć zamawiane przez Ciebie usługi.
Bezpieczeństwo danych i Reagowanie na incydenty
IIE zaprojektowała procedury bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo, integralność i prywatność Twoich danych osobowych, chroniąc je przed nieupoważnionym dostępem lub nieupoważnioną modyfikacją, ujawnieniem lub zniszczeniem. IIE korzysta z uzasadnionych mechanizmów kontroli bezpieczeństwa do obsługi wszystkich kategorii danych osobowych, włącznie z wrażliwymi danymi osobowymi. IIE rutynowo aktualizuje i testuje systemy i procesy. Środki i wymogi te są zgodne z wytycznymi określonymi na mocy obowiązujących przepisów prawa.
Jeśli IIE stwierdzi incydent bezpieczeństwa wpływający na dane osobowe, IIE dysponuje specjalnymi osobami, procesami i technologią, aby je zbadać, przeanalizować i wykonać odpowiednie działania i środki naprawcze w odpowiedzi na tę sytuację. IIE analizuje te fakty – w kontekście obowiązujących przepisów prawa, regulacji, zobowiązań umownych i zobowiązania IIE do ochrony danych – aby ustalić czy należy przekazać osobom, których to dotyczy, lub innym właściwym stronom, takim jak sponsorzy lub organy regulacyjne, powiadomienie o incydencie. IIE będzie przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa wymagających powiadomień o incydentach bezpieczeństwa bez zbędnej zwłoki.
Podczas gdy IIE podejmuje uzasadnione starania, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi, modyfikacjom, ujawnieniu lub zniszczeniu danych osobowych, IIE nie może zapewnić ani zagwarantować bezpieczeństwa danych, które przekazujesz IIE, danych przekazywanych online ani danych przechowywanych przez IIE lub naszych usługodawców. Dane osobowe są przekazywane na Twoje własne ryzyko. IIE nie odpowiada za ujawnienia Twoich danych osobowych spowodowane błędami w transmisji lub działaniami naszych usługodawców lub innych stron trzecich, co oznacza, że przyjmujesz wszystkie ryzyka związane z wszelką transmisją danych i korzystaniem z Internetu, włącznie z ryzykiem, że Twoje dane osobowe mogą zostać przejęte w trakcie transmisji.
Przechowywanie i Zachowywanie danych
Twoje dane osobowe są przechowywane przez IIE na jej serwerach oraz na serwerach działających w chmurze, zewnętrznych dostawców hostingu i usług, z którymi IIE współpracuje.
IIE zachowuje dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do celów opisanych w niniejszej Polityce. Okres zachowania danych osobowych przez IIE jest uzależniony od rodzaju danych, rodzaju podmiotu danych, którego dotyczą dane oraz celów przetwarzania danych.
Czas zachowania danych osobowych przez IIE jest ponadto uzależniony od obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych, zobowiązań umownych, celów bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom lub kwestii związanych z nierozstrzygniętym roszczeniem lub sporem.
IIE zachowa Twoje dane osobowe w następujących okolicznościach:
- tak długo, jak to konieczne i właściwe do realizacji celów, dla których dane są przetwarzane, w zależności od podstawy prawnej, dla które dane te były przetwarzane,
- do czasu, aż IIE nie będzie już mieć uzasadnionego interesu w odniesieniu do danych i/lub gdy możliwe będzie wniesienie roszczenia w związku z zawodową relacją IIE wobec Ciebie,
- do czasu wycofania Twojej zgody LUB
- w sytuacji, gdy zobowiązania prawne/regulacyjne nakazują, aby IIE zachowała Twoje dane osobowe.
IIE może zachować część lub całość danych osobowych do celów analityki biznesowej, przechowywania dokumentacji, zobowiązań umownych lub celów prawnych, egzekwowania Regulaminu Witryn IIE lub w wyniku przechowywania takich danych w systemach IIE poprzez rutynowe procesy tworzenia kopii zapasowych lub archiwum.
Informujemy, że IIE nie odpowiada za usunięcie Twoich danych osobowych z list lub systemów jakichkolwiek stron trzecich niepowiązanych z IIE, które wcześniej otrzymały Twoje dane zgodnie z niniejszą Polityką.
Inforrmacja w sprawie międzynarodowych Transferów Danych osobowych
IIE jest globalną organizacją i może dokonywać transferu danych osobowych przez granice państwowe do innych krajów, zgodnie z przepisami prawa, które obowiązują w odniesieniu do tych danych, aby wykonać działania związane z przetwarzaniem, takie jak te opisane w niniejszej Polityce. W sytuacji gdy jest to wymagane przez prawo, IIE wdrożyła odpowiednie mechanizmy, aby odpowiednio chronić dane osobowe, które zostały przekazane za granicę.
Informacja dla Rodziców i Dzieci
IIE uznaje każdą osobę w wieku poniżej 18 lat za osobę nieletnią, niezależnie od jurysdykcji lub miejsca zamieszkania. Usługi IIE zwykle nie są przeznaczone dla osób nieletnich. Jednak dane osobowe związane z osobami nieletnimi mogą być przetwarzane, jeśli kontaktują się one z IIE, w celu złożenia wniosku do programów IIE lub uczestnictwa w nich.
IIE przetwarza dane osobowe osób nieletnich do celów realizacji świadczeń lub wiz dla osób, które pozostają na utrzymaniu osób kontaktujących się z IIE jako pracownicy lub uczestnicy programów.
Zapoznaj się z sekcją “Kim są Podmioty danych i jakie Dane osobowe są przetwarzane przez IIE” niniejszej Polityki prywatności, aby lepiej zrozumieć, które Podmioty danych mogą być osobami nieletnimi.
Jeśli jesteś osobą nieletnią, możesz poprosić IIE o usunięcie wszelkich treści opublikowane przez Ciebie w Witrynach IIE, do których inny użytkownik nie ma dostępu.
Jeśli jesteś rodzicem, opiekunem prawnym lub opiekunem i uważasz, że IIE mogła zgromadzić dane osobowe od osoby nieletniej bez Twojej zgody i nie jest to dla Ciebie akceptowalne, prześlij wniosek za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych – IIE zajmie się tą sprawą niezwłocznie.
Kategorie Danych osobowych
Informujemy, że w niektórych przypadkach kategorie te mogą się na siebie nakładać.
| Kategoria Danych osobowych | Przykłady/Opis Kategorii Danych osobowych |
| Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Informacje umożliwiające identyfikację osoby (PII) | Imię i nazwisko, Adres e-mail, Dane kontaktowe, Numer paszportu, Identyfikacja wydana przez rząd, Data urodzenia, Numer konta bankowego, Numer rachunku kredytowego |
| Klasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczne | Płeć, Orientacja seksualna, Pochodzenie rasowe/etniczne, Dane dotyczące struktury rodziny, Zdrowie, Wyroki skazujące lub Przestępstwa, Przekonania polityczne, religijne lub filozoficzne, Członkostwo w związkach zawodowych, Preferencje, Opinie, Intencje, Zainteresowania, Dane dotyczące konta bankowego, Dochód |
| Działania podejmowane w Internecie lub Inne działania elektroniczne | Przeszukiwanie Internetu/Historia wyszukiwania, Pliki cookies, Lokalizacja i interakcja z aplikacją/witryną, Godzina i geolokalizacja pracownika w związku z korzystaniem z witryny internetowej, aplikacji lub fizycznego dostępu do biura IIE |
| Dane sensoryczne | Nagrania audio, elektroniczne, wizualne – zwykle w trakcie uczestnictwa w programie lub w okresie zatrudnienia |
| Dane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymi | Historia pracy, Stanowiska służbowe, Wynagrodzenie, Oceny, Referencje, Rozmowy kwalifikacyjne, Certyfikaty, Dokumentacja edukacyjna, Transkrypcje, Szkoły, do których uczęszczała dana osoba |
| Wnioski | Wszelkie dane zaczerpnięte z kategorii wymienionych powyżej w celu stworzenia profilu osoby odzwierciedlającego charakterystykę tej osoby, tendencje psychologiczne, preferencje, predyspozycje, zachowanie, podejście, inteligencję, zdolności i uzdolnienia |
Kim są Podmioty danych i jakie Dane osobowe są przetwarzane przez IIE
Informujemy, że w niektórych przypadkach kategorie te mogą się na siebie nakładać.
| Podmiot danych | Opis Podmiotu danych | Kategoria Danych osobowych | Źródło Danych osobowych |
| Osoby, które odwiedzają Witryny IIE | Osoby, w tym nieletnie, które mają dostęp do Witryn IIE lub przekazują na nie dane, lub w inny sposób wchodzą z nimi w interakcje | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamości Działania podejmowane w Internecie lub Inne działania elektroniczneDane sensoryczne | Osoby, które odwiedzają Witryny IIE |
| Osoby, które otrzymują Korespondencję marketingową od IIE | Osoby, które przekazują swoje dane lub których dane są gromadzone w celu otrzymywania materiałów promocyjnych lub marketingowych od IIE | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamości | Osoby, które odwiedzają Witryny IIE, uczestniczą w wydarzeniach IIE, których publicznie dostępne dane są przetwarzane i które mogłyby być zainteresowane usługami IIE i/lub które przekazują IIE swoje dane osobowe |
| Osoby reprezentujące Partnerów biznesowych | IIE przetwarza dane osobowe osób fizycznych i przedstawicieli organizacji, które zawierają transakcje z IIE, takich jak sponsorzy, darczyńcy, członkowie, sprzedawcy, usługodawcy, inni partnerzy i potencjalnie partnerzy | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościDziałania podejmowane w Internecie lub Inne działania elektroniczne (przy korzystaniu z systemów, sieci lub aplikacji IIE)Klasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczneDane sensoryczneDane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymiWnioski | Osoby reprezentujące Partnerów biznesowych |
| Osoby wchodzące w interakcje z Programami IIE | Osoby, w tym nieletnie, wchodzące w interakcje z wszelkimi programami zarządzanymi przez IIE | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościKlasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczneDane sensoryczneDane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymiWnioski | Odniesienie: wraz z kim IIE otrzymuje lub udostępnia dane osobowe powiązane z cyklem życia programu? |
| Osoby pozostające na utrzymaniu Osób wchodzących w interakcje z programami IIE | Osoby, w tym nieletnie, których opiekun prawny, członek rodziny lub współmałżonek wchodzi w interakcje z programami IIE | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościKlasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczne | Osoby, które wchodzą w interakcje z programami IIE i/lub Osoby pozostające na utrzymaniu Osób wchodzących w interakcje z programami IIE |
| Osoby, które aplikują o pracę i/lub są Osobami z IIE | Osoby aplikujące o pracę, pracownicy, w tym pracownicy tymczasowi i stażyści, członkowie Rady nadzorczej i Członkowie kadry zarządzającej | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościKlasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczneDziałania podejmowane w Internecie lub Inne działania elektroniczneDane sensoryczneDane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymiWnioski | Odniesienie: wraz z kim IIE otrzymuje lub udostępnia dane osobowe Osób, które są Osobami aplikującymi o pracę i Osobami z IIE? |
| Osoby pozostające na utrzymaniu Osób z IIE | Osoby, w tym nieletnie, których opiekun prawny, członek rodziny lub współmałżonek jest Osobą z IIE | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościDane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymi | Osoby z IIE, Osoby będące na utrzymaniu Osób z IIE, Podmioty sprrawdzające przeszłość osób |
| Osoby będące Uczestnikami badań w Badaniach zarządzanych przez IIE | Osoby, których dane osobowe są przedstawiane w badaniach zarządzanych przez IIE | Identyfikatory, Identyfikatory internetowe, Dane umożliwiające identyfikację tożsamościKlasyfikacje chronione, Specjalne kategorie danych osobowych, Wrażliwe informacje/dane osobowe, Dane medyczneDane sensoryczneDane związane z kwestiami zawodowymi, służbowymi, edukacyjnymi | Osoby będące Uczestnikami badań w Badaniach zarządzanych przez IIE |
Powiadomienia dla Podmiotów danych
Prosimy odnieść się do odpowiedniego powiadomienia dla podmiotu danych, w zależności od tego, w jaki sposób wchodzisz w interakcje z IIE, aby zrozumieć cele i rodzaje danych osobowych przetwarzanych przez IIE, sposoby przetwarzania Twoich danych przez IIE oraz swoje prawa w zakresie prywatności.
Osoby, które odwiedzają Witryny IIE
Witryny IIE obejmują tę witrynę oraz wszelkie inne witryny, które IIE utrzymuje w imieniu sponsorów programu. Zapoznaj się z Regulaminem Witryn IIE.
Dane osobowe i Cele ich przetwarzania w Witrynach IIE
Dzienniki interakcji z Witrynami
Witryny IIE automatycznie gromadzą określone informacje i przechowują je w plikach dziennika. Dane mogą obejmować adresy protokołu internetowego, region lub ogólną lokalizację, skąd Twój komputer lub urządzenie łączy się z Internetem, rodzaj przeglądarki, system operacyjny i inne dane dotyczące użytkowania związane z korzystaniem z Witryn IIE, włącznie z historią wyświetlanych przez Ciebie stron. IIE może wykorzystywać te dane, aby pomóc w projektowaniu stron lepiej dostosowanych do Twoich potrzeb. IIE może również używać Twojego adresu IP, aby pomóc zdiagnozować problemy z naszym serwerem oraz zarządzać Witrynami IIE, analizować trendy, śledzić ruch odwiedzających i gromadzić szerokie dane demograficzne, które pomagają w identyfikacji Twoich preferencji.
IIE ma uzasadniony interes w zrozumieniu, jak ludzie wchodzą w interakcje z Witrynami IIE. Pomaga to IIE dostarczać bardziej dostosowane treści, komunikować wartość naszym uczestnikom, sponsorom i członkom korporacji i zapewniać odpowiedni personel, aby odpowiedzieć na potrzeby interesariuszy.
Pliki cookies
Kiedy odwiedzasz Witrynę IIE, strona może poprosić Twoją przeglądarkę o zapisanie niewielkiej ilości danych (pliku tekstowego) zwanego plikiem cookie na Twoim urządzeniu, aby zapamiętać dane na Twój temat, takie jak dane logowania lub preferencje użytkownika.
IIE może również używać plików cookies w celu stwierdzenia popularności treści i przeanalizowania ruchu na stronie oraz trendów. Te pliki cookies są ustawiane przez IIE i są nazywane plikami cookie tworzonymi przez odwiedzaną stronę.
Witryny IIE mogą też korzystać z zewnętrznych plików cookies, które są plikami cookies z innej domeny niż domena witryny, którą odwiedzasz, do celów reklamowych i marketingowych, w celu realizacji i pomiaru skuteczności kampanii reklamowych i ogólnego zrozumienia zachowań w Internecie i zainteresowań ludzi. Te podmioty zewnętrzne mogą używać plików cookies i innych technologii w celu identyfikowania urządzeń używanych przez odwiedzających Witryny IIE, jak również wtedy, gdy odwiedzają oni inne strony internetowe i usługi.
Możesz widzieć reklamy IIE w innych witrynach, ponieważ IIE korzysta z zewnętrznych usług reklamowych. Dzięki korzystaniu z takich usług IIE może dostosować przesyłanie wiadomości do osób, z uwzględnieniem danych demograficznych, wniosków wyciągniętych na temat zainteresowań odbiorców docelowych oraz kontekstu wyszukiwania. Usługi reklamowe korzystają z tych danych, aby pokazywać reklamy, które mogą być dostosowane do indywidualnych zainteresowań użytkowników. Dane, które serwisy te mogą gromadzić obejmują dane dotyczące Twoich wizyt w witrynach obsługujących reklamy IIE, takie jak strony lub reklamy, które przeglądasz oraz działania, które podejmujesz w tych witrynach.
Jak kontrolować i usuwać pliki cookies
Narzędzie zgody
IIE stworzyła Politykę plików cookies, która opisuje pliki cookies używane w tej witrynie oraz podaje informacje dotyczące tego, w jaki sposób użytkownicy mogą je akceptować lub odrzucać. Zapoznaj się z polityką plików cookies wszelkich innych Witryn IIE, które odwiedzasz, aby uzyskać więcej informacji właściwych dla danej witryny.
Korzystanie z przeglądarki
Wiele z plików cookies używanych w Witrynach IIE można włączyć lub wyłączyć za pośrednictwem narzędzia zgody lub wyłączając pliki cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki. Aby wyłączyć pliki cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki, postępuj zgodnie z instrukcjami znajdującymi się w menu przeglądarki. Informujemy, że wyłączenie pliku cookie lub kategorii plików cookies nie powoduje usunięcia pliku cookie z Twojej przeglądarki, o ile nie przeprowadzisz tego działania ręcznie za pośrednictwem funkcji swojej przeglądarki.
Inne Dane osobowe podlegające przetwarzaniu
Możesz odwiedzać Witryny IIE bez konieczności podawania swojego imienia, nazwiska, adresu e-mail lub innych danych osobowych. Niektóre funkcje Witryn IIE mogą obejmować funkcje lub usługi, które umożliwiają Ci wprowadzenie danych osobowych.
Kiedy komunikujesz swoje dane osobowe IIE za pośrednictwem Witryn IIE, IIE poinformuje Cię w każdym punkcie gromadzenia, jakie dane są wymagane i jaki jest cel ich gromadzenia. Możesz zdecydować o tym, aby nie wprowadzać niektórych lub wszystkich danych osobowych, ale jeśli to zrobisz, IIE może nie być w stanie odpowiednio zareagować na Twoje zapytanie, korespondować z Tobą i/lub zrealizować żądanych usług.
W zależności od tego dlaczego i jak komunikujesz się z IIE za pośrednictwem Witryn IIE, IIE będzie wykorzystywać Twoje dane osobowe w następujący sposób (sposoby):
- Aby udzielić odpowiedzi na Twoje pytania i/lub podać żądane informacje, jeśli zadasz pytanie na temat programów lub usług IIE,
- Aby poinformować Cię o przypadkach, gdy IIE będzie potrzebować Twoich danych osobowych w celu zawarcia umowy z Tobą lub Twoją organizacją lub spełnienia obowiązku prawnego lub jeśli zapytasz, w jaki sposób Twoja organizacja mogłaby wspierać IIE lub z nią współpracować,
- Aby odpowiedzieć na Twoje zapytanie, jeśli jesteś obywatelem mającym pytania na temat zatrudnienia w IIE i/lub zapytania ogólne,
- Aby zweryfikować Twoją tożsamość, organizację i/lub rolę, jeśli IIE nie zna jeszcze Ciebie lub Twojej organizacji, lub
- Aby udostępniać informacje na temat naszych programów, usług, wiadomości i wydarzeń, jeśli zapiszesz się na otrzymywanie korespondencji marketingowej. Kiedy udostępniasz swoje dane kontaktowe z tego powodu, wyrażasz zgodę, aby IIE mogła kontaktować się z Tobą w tych celach.
Informacja w sprawie forów publicznych
Osoby, które odwiedzają Witryny IIE są wyłącznie odpowiedzialne za treści, które publikują online na forach publicznych. Fora publiczne mogą obejmować, m.in. aplikacje społecznościowe, chat roomy, tablice ogłoszeniowe, blogi lub inne publicznie dostępne fora, które może przeglądać i używać każda osoba posiadająca do nich dostęp. Należy mieć świadomość, że kiedy dobrowolnie udostępniasz i przesyłasz dane osobowe na forum publicznym, Twoje dane osobowe mogą być gromadzone i używane przez inne osoby. IIE nie może kontrolować takiego rodzaju korzystania z Twoich danych osobowych; korzystając z takich serwisów, przyjmujesz na siebie ryzyko, że wszelkie przekazywane przez Ciebie dane osobowe mogą być przeglądane i wykorzystywane przez strony trzecie.
Możesz wycofać swoją zgodę na wykorzystywanie przez IIE Twoich danych osobowych na Forach publicznych zarządzanych przez IIE, poprawiając lub usuwając swój komentarz lub przesyłając wniosek za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych. Jeśli wycofasz swoją zgodę, nie zmieni to sposobu, w jaki IIE przetwarzała Twoje dane osobowe przed wycofaniem przez Ciebie zgody, ale dany komentarz nie będzie w przyszłości wyświetlany.
Komu IIE udostępnia Twoje dane osobowe?
IIE może udostępniać Twoje dane osobowe:
- Administratorom danych związanym z witrynami konkretnego programu, sponsorrowanymi przez administratora;
- Biurom i podmiotom powiązanym IIE,
- Usługodawcom IIE i innym stronom trzecim, które udostępniają Witryny IIE, poprawiają ich funkcjonalność lub w inny sposób świadczą usługi na rzecz IIE lub jej usługodawców,
- wszelkim innym osobom lub podmiotom, o których IIE wspomina, kiedy przekazujesz swoje dane osobowe, lub
- wszelkim innym osobom lub podmiotom niezbędnym do ochrony praw lub bezpieczeństwa IIE lub innych.
IIE nie będzie udostępniać ani w inny sposób rozpowszechniać Twoich danych osobowych innym, inaczej niż w sposób ujawniony w niniejszej Polityce. IIE nie będzie sprzedawać, wprowadzać do obrotu ani wypożyczać Twoich danych osobowych, o ile IIE nie otrzyma Twojej konkretnej zgody. O ile wyraźnie nie stwierdzono inaczej w niniejszej Polityce, IIE ujawni dane osobowe innej osobie lub spółce wyłącznie za Twoją zgodą lub jeśli będzie to wymagane lub dozwolone przez prawo. Jeśli Twoje dane osobowe zostaną ujawnione innym odbiorcom niż odbiorcy wymienieni w niniejszej Polityce, IIE poinformuje Cię o tym w momencie gromadzenia Twoich danych osobowych i uzyska Twoją zgodę.
Osoby, które otrzymują Korespondencję marketingową od IIE
Zgadzając się na otrzymywanie od nas korespondencji marketingowej, udzielasz zgody na wykorzystywanie Twoich danych osobowych do kontaktowania się z Tobą przez e-mail, pocztę bezpośrednią i/lub telefon, w celu dostarczania spersonalizowanych doświadczeń w Witrynie IIE oraz udostępniania informacji na temat istotnych produktów, usług, informacji o najlepszych praktykach, wiadomości branżowych oraz wydarzeń, potrzebach związanych z finansowaniem i/lub wysyłania ankiet lub innych informacji na temat produktów lub usług opracowanych lub świadczonych przez nas lub naszych partnerów biznesowych.
IIE nie będzie przekazywać Twoich danych osobowych innej stronie w celu promowania wobec Ciebie bezpośrednio produktów lub usług, bez Twojej wyraźnej zgody.
Jeśli wyraziłeś(-aś) zgodę na otrzymywanie e-maili marketingowych, a później zdecydujesz, że nie chcesz otrzymywać od nas takiej korespondencji, wystarczy, że klikniesz link “Zrezygnuj z subskrypcji” podany w tej wiadomości lub skontaktujesz się bezpośrednio z nadawcą wiadomości i poprosisz, aby nie przysyłać Ci już kolejnych wiadomości.
Wycofanie zgody nie wpłynie na wykorzystywanie przez IIE danych osobowych przekazanych przed jej wycofaniem, ale będzie oznaczać, że IIE nie będzie kontaktować się z Tobą w przyszłości. Pomiędzy czasem przesłaniem prośby o rezygnację z otrzymywania wiadomości a jej przetworzeniem i odzwierciedleniem w systemach IIE może nastąpić krótkie opóźnienie, dlatego przez ograniczony czas po rezygnacji z subskrypcji możesz jeszcze otrzymywać pewne wiadomości od IIE. IIE przeprasza za wszelkie niedogodności i dziękuje za Twoją cierpliwość.
Informujemy, że IIE może nadal wysyłać e-maile nie-marketingowe związane z wszelkimi posiadanymi przez Ciebie kontami, wszelkimi przesłanymi przez Ciebie wnioskami lub wszelkimi transakcjami lub porozumieniami umownymi zawartymi przez Ciebie z IIE.
Z wyjątkiem danych osobowych przesyłanych w ramach wniosku, zakupu lub datku, wszelka korespondencja lub materiały, które przekazujesz nam za pośrednictwem e-maila lub inaczej, włącznie z wszelkimi danymi, pytaniami, komentarzami, sugestiami itp. nie są poufne i tak też będą traktowane.
Jeśli nie satysfakcjonują Cię opcje rezygnacji z subskrypcji, prześlij wniosek za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych; IIE zajmie się tą sprawą niezwłocznie.
Osoby będące przedstawicielami Partnerów biznesowych (Osoby fizyczne i Przedstawiciele organizacji)
IIE ceni swoje relacje biznesowe i przetwarza dane osobowe Partnerów biznesowych z uzasadnionych przyczyn biznesowych i umownych. Jeśli uważasz, że nie znajduje to odzwierciedlenia w praktykach biznesowych IIE lub chcesz skorzystać ze swoich praw Podmiotu danych, prześlij prośbę za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych; IIE zajmie się tą sprawą niezwłocznie.
IIE może wykorzystywać Twoje dane, aby przestrzegać prawa lub działając w dobrej wierze, uznając, że działanie to jest niezbędne do spełnienia wymogów prawa lub przestrzegania procedur prawnych.
Jeśli korzystasz z urządzeń, systemów i sieci IIE za pośrednictwem relacji biznesowych z IIE, obowiązuje Cię Zewnętrzna polityka dopuszczalnego użytkowania IIE. Użytkownicy systemów IIE nie powinni oczekiwać prywatności od urządzeń, systemów i sieci zarządzanych przez IIE. Zdecydowanie odradza się korzystanie z zasobów IIE w sposób pozabiznesowy, w celu zmaksymalizowania ochrony danych poprzez oddzielenie danych biznesowych od danych osobowych, które nie są potrzebne do realizacji relacji biznesowej.
Jakie są cele przetwarzania danych osobowych powiązanych z Partnerami biznesowymi?
IIE będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie, kiedy jest to niezbędne i wymagane do wymienionych celów, innych uzasadnionych celów biznesowych lub jeśli zdecydujesz się dobrowolnie je nam przekazać.
| Proces | Opis procesu |
| Kontrola przeszłości | Automatyczne sprawdzanie rządowych list obserwacyjnych i informacji kontekstowych do celów zachowania zgodności z wymogami regulacyjnymi |
| Umowy | Tworzenie wersji roboczych, wysyłanie lub odbieranie dokumentów umów, takich jak umowy w sprawie darowizny, kontrakty i dyplomy |
| Ocena | Zgłaszanie, eksportowanie lub kompilowanie danych do celów zrozumienia lub oceny zaangażowania partnera, wpływu lub wszelkich innych uzasadnionych interesów |
| Zarządzanie wydarzeniami | Przetwarzanie danych osobowych w związku z planowaniem i/lub realizacją wydarzeń, włącznie z rejestracją, nagrywanie audio i wizualnym lub wszelkimi innymi działaniami związanymi z wydarzeniami do celów obejmujących wzbogacanie programu, marketing, uczestnictwo online lub inne zewnętrzne zobowiązania IIE |
| Weryfikacja finansowa | Weryfikowanie dostępności funduszy lub dochodów w celu pokrycia związanych z umową kosztów/wydatków lub innych wymogów finansowych |
| Zarządzanie relacjami z partnerami | Przetwarzanie danych osobowych potencjalnych lub aktualnych partnerów występujących jako sponsorzy, darczyńcy, sprzedawcy lub występujący w innych uzasadnionych celach biznesowych, którzy wcześniej wchodzili lub mogli chcieć wchodzić w interakcje z IIE. Dotyczy to również kontaktów IIE z zewnętrznymi usługodawcami danych do celów związanych z jakością danych i ich wzbogacenia, jak również badania publicznie dostępnych źródeł danych. |
| Przetwarzanie płatności | Przetwarzanie transakcji płatności realizowanych na rzecz lub przez partnerów przy użyciu przelewu bankowego takiego jak ACH, EFT, płatność przelewem, czeki lub inne metody |
| Promocja i działania informacyjne | Promowanie IIE i/lub programów IIE, włącznie z pozyskiwaniem darowizn i marketingiem e-mailowym |
| Zapewnianie udogodnień | Przetwarzanie danych osobowych w celu zapewnienia udogodnień umożliwiających udział w wydarzeniu, komunikację lub innego rodzaju interakcję z IIE. Może obejmować ograniczone przetwarzanie specjalnych kategorii danych osobowych. |
| Tworzenie dokumentacji/Zarządzanie dokumentacją | Tworzenie i utrzymywanie dokumentacji w systemach IIE, elektronicznych lub innych, w celu zarządzania programami IIE |
| Zarządzanie mediami społecznościowymi | Kontakt z ludźmi za pośrednictwem mediów społecznościowych |
| Podatki | Obsługa formularzy podatkowych w razie potrzeby |
Wraz z kim IIE otrzymuje lub udostępnia dane osobowe powiązane z Partnerami biznesowymi?
IIE nie sprzeda ani nie wprowadzi na rynek Twoich danych osobowych, o ile nie otrzyma Twojej konkretnej zgody. IIE nie będzie wysyłać Ci mailingu w imieniu innych organizacji, o ile o to nie poprosisz.
IIE może wysyłać Twoje dane osobowe stronom trzecim lub odbierać je od nich, w celu realizacji wyżej wymienionych procesów. Te strony trzecie mogą obejmować:
- Podmioty realizujące usługi sprawdzania przeszłości i listy obserwowanych
- Usługodawcy zajmujący się jakością danych i ich wzbogacaniem
- Agencje rządowe
- Usługodawcy technologiczni
Dodatkowe strony trzecie mogą obejmować radców prawnych reprezentujących IIE, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariuszy organów ścigania, jeśli jest to wymagane przez prawo lub dla uzasadnionego interesu IIE w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa/regulacjami.
Osoby wchodzące w interakcje z Programami IIE
IIE jest związana umowami z organizacjami sponsorującymi, występującymi jako administratorzy danych, w zakresie zarządzania programami. Administrator danych finansuje i ustala dyrektywy, cele szczegółowe i cel ogólny programu na wysokim szczeblu. IIE zarządza niektórymi lub wszystkimi operacjami administracyjnymi programu na mocy ogólnych wytycznych administratora danych, występującego jako administrator odpowiedzialny wyłącznie za przetwarzanie danych. Administrator danych może również realizować własne przetwarzanie danych.
IIE sponsoruje również swoje własne inicjatywy i jest administratorem danych dla tych programów sponsorowanych pzez IIE.
Osoby, w tym osoby nieletnie wchodzące w interakcje z programami IIE są klasyfikowane jako jeden z następujących Rodzajów podmiotów danych z uwagi na różne wymogi związane z zachowaniem danych stosownie do poziomu zaangażowania w program:
- Osoby aplikujące do programu z nieprzesłanym wnioskiem
- Osoby aplikujące do programu z przesłanym wnioskiem, które nie zostały wybrane do programu
- Uczestnicy i absolwenci programu
Z wyjątkiem kontroli przeszłości IIE nie stosuje środków zautomatyzowanych uczestnicząc w wyborze wniosków lub podejmowanie jakichkolwiek innych decyzji, które mogą mieć dla Ciebie skutek prawny lub inne poważne konsekwencje. Wszystkie decyzje dotyczące wyboru wymagają znaczącego wkładu człowieka.
W razie pytań lub zastrzeżeń prosimy o skorzystanie z naszego Portalu wniosków Podmiotów danych.
Jakie są cele przetwarzania danych osobowych powiązanych z cyklem życia programu?
IIE będzie przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne i wymagane do wymienionych celów lub jeśli zdecydujesz się przekazać je nam dobrowolnie.
Informujemy, że najczęstsze sytuacje, w których IIE przetwarza specjalne kategorie danych osobowych, mają miejsce wtedy, gdy gromadzone są dane medyczne w celu zapoznania się z Twoją historią medyczną, dla stwierdzenia czy kwalifikujesz się do udziału w programie; Twój status w kartotece karnej, kiedy IIE ma obowiązek sprawdzić czyjąś przeszłość; oraz informacje dotyczące nieletnich, jeśli przyprowadzasz ze sobą osoby pozostające na Twoim utrzymaniu i mamy obowiązek przetwarzać ich dane do celów związanych ze sponsoringiem wizy lub do innych celów. W większości przypadków IIE przetwarza inne rodzaje danych wrażliwych wyłącznie jeśli dobrowolnie je przekażesz, np. odnosząc się do poglądów religijnych lub politycznych w eseju towarzyszącym wnioskowi.
| Proces | Opis procesu |
| Zarządzanie absolwentami | Zarządzanie danymi uczestników, których programy zakończyły się, włącznie z generowaniem raportów statystycznych, korespondencją z absolwentami i organizowaniem wydarzeń dla absolwentów |
| Wniosek/Wybór | Gromadzenie i przeglądanie wniosków w celu dokonania wyboru potencjalnych uczestników programu i/lub powiadomienia o ich wyborze do programu. Informujemy, że programy IIE nie stosują do tego procesu automatycznego przetwarzania danych |
| Kontrola przeszłości | Automatyczne sprawdzanie rządowych list obserwacyjnych i informacji kontekstowych do celów zachowania zgodności z wymogami regulacyjnymi |
| Zarządzanie nagłymi przypadkami | Pomoc, korespondencja i zajmowanie się nagłymi przypadkami w trakcie udziału w programie |
| Zarządzanie wydarzeniami | Przetwarzanie danych osobowych w związku z planowaniem i/lub realizacją wydarzeń, włącznie z rejestracją, nagrywanie audio i wizualnym lub wszelkimi innymi działaniami związanymi z wydarzeniami do celów obejmujących wzbogacanie programu, marketing, uczestnictwo online lub inne zewnętrzne zobowiązania IIE |
| Weryfikacja finansowa | Weryfikacja dostępności funduszy lub dochodów dla pokrycia kosztów/wydatków związanych z programem, potrzeb finansowych lub innych wymogów finansowych programu |
| Zapisy na ubezpieczenie/świadczenia zdrowotne i/lub zarządzanie tymi kwestiami | Zapisanie uczestnika do planu świadczeń zdrowotnych, dla zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej kwestii medycznych lub nagłych wypadków w trakcie uczestnictwa w programie |
| Kontrola medyczna | Przeglądanie danych medycznych w celu ustalenia uprawnień wizowych, zidentyfikowania wszelkich problemów, które mogłyby wpłynąć na udział w programie lub aktywności lub wymagałyby dodatkowych zorganizowania dodatkowych udogodnień |
| Umowy z uczestnikami | Tworzenie wersji roboczych, wysyłanie lub odbieranie dokumentów umowy, takich jak Warunki Umowy, Warunki Wyznaczenia, Kontrakty Programu lub wszelkie inne rodzaje dokumentów zawieranych z uczestnikami programu |
| Doradzanie uczestnikom i zarządzanie postępami | Gromadzenie i analizowanie wszelkich danych akademickich, danych o zatrudnieniu lub innych danych, dla zapewnienia, że uczestnik spełnia wymogi programu lub jest na drodze do pomyślnego ukończenia programu |
| Przetwarzanie płatności | Przetwarzanie transakcji płatności na rzecz uczestników, sprzedawców lub innych płatników, lub przez nich, przy użyciu przelewu bankowego takiego jak ACH, EFT, płatność przelewem, czeki lub inne metody |
| Ocena programu | Zgłaszanie, eksportowanie lub kompilowanie danych do celów zrozumienia lub oceny stanu programu/uczestników, wpływu lub wszelkich innych uzasadnionych interesów związanych z zarządzaniem programem |
| Promocja programu i działania informacyjne | Promowanie IIE i/lub programów IIE, włącznie z pozyskiwaniem wniosków o udział w programie lub marketingiem e-mailowym |
| Sprawozdawczość w programie | Generowanie i udostępnianie raportów na temat postępów, aktywności i innych informacji związanych z programem |
| Zapewnianie udogodnień | Przetwarzanie danych osobowych w celu zapewnienia udogodnień umożliwiających udział w wydarzeniu, komunikację lub innego rodzaju interakcję z IIE. Może obejmować ograniczone przetwarzanie specjalnych kategorii danych osobowych. |
| Tworzenie dokumentacji/Zarządzanie dokumentacją | Tworzenie i utrzymywanie dokumentacji w systemach IIE, elektronicznych lub innych, w celu zarządzania programami IIE |
| Zarządzanie mediami społecznościowymi | Kontakt z ludźmi za pośrednictwem mediów społecznościowych |
| Podatki | O ile ma to zastosowanie, pobieranie podatków i wydawanie uczestnikom formularzy podatkowych |
| Zarządzanie podróżami | Planowanie lub rezerwowanie podróży krajowych lub międzynarodowych przez IIE lub sprzedawców w imieniu IIE |
| Sponsorowanie wizy | Generowanie, monitorowanie i/lub utrzymywanie dokumentacji SEVIS/sponsorowania wizy |
Wraz z kim IIE otrzymuje lub udostępnia dane osobowe związane z cyklem życia programu?
IIE może wysyłać Twoje dane osobowe stronom trzecim lub odbierać je od nich, w celu realizacji wyżej wymienionych procesów. Te strony trzecie mogą obejmować:
- Spółki zajmujące się oceną kwalifikacji akademickich
- Instytucje świadczące usługi w zakresie testów edukacyjnych
- Instytucje akademickie i badawcze
- Pracodawców
- Ubezpieczycieli i dostawców usług medycznych
- Sponsorów programów i dyplomów
- Komisje i stanowiska
- Zewnętrznych członków komisji egzaminacyjnej i komisji przyznającej dyplomy
- Spółki zajmujące się zarządzaniem podróżami
- Podmioty realizujące usługi sprawdzania przeszłości i listy obserwowanych
- Firmy tłumaczeniowe
- Agencje rządowe
Dodatkowe strony trzecie mogą obejmować radców prawnych reprezentujących IIE, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariuszy organów ścigania, jeśli jest to wymagane przez prawo lub dla uzasadnionego interesu IIE w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa/regulacjami.
W jaki sposób IIE odpowiada na wnioski o usunięcie danych osobowych z cyklu życia programu?
| Rodzaj Podmiotu danych | Uwagi na temat zachowywania danych | Odpowiedź na wniosek o usunięcie |
| Osoby aplikujące do programu z nieprzesłanym wnioskiem | Dane osobowe i dane powiązane zostają usunięte | |
| Osoby aplikujące do programu z przesłanym wnioskiem, które nie zostały wybrane do programu | Czas przetwarzania jest określany przez sponsora i jest zgodny z wytycznymi rządu USA w sprawie zachowywania danych | Dane osobowe są anonimizowane Dane demograficzne są zachowywane do celów analitycznych i/lub badawczych IIE zachowa i będzie wykorzystywać dane zanonimizowane wyłącznie w tym formacie i nie będzie podejmować prób ponownej identyfikacji Podmiotów danych powiązanych z danymi zanonimizowanymi |
| Uczestnicy i absolwenci | Czas przetwarzania jest określany przez sponsora i jest zgodny z wytycznymi rządu USA w sprawie zachowywania danych. Ponadto IIE musi zachować całą dokumentację związaną z programem wymiany dla uczestników przyjeżdżających przez co najmniej trzy lata, zgodnie z regulacjami federalnymi USA | Zachowanie danych zgodnie z okresem zachowania |
Osoby pozostające na utrzymaniu Osób wchodzących w interakcje z programami IIE
IIE przetwarza dane osobowe Podmiotów danych, co w niektórych przypadkach obejmuje osoby nieletnie, opisane w tej kategorii, w związku ze sprawdzeniem przeszłości, sponsorowaniem wizy i dla zapewnienia świadczeń w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego.
Odpowiednie informacje są udostępniane instytucjom rządowym do celów sprawdzenia przeszłości i kwestii związanych ze sponsorowaniem wizy oraz ubezpieczycielom zdrowotnym w celu zarządzania świadczeniami.
Osoby aplikujące o pracę lub Osoby z IIE
Osoby aplikujące o pracę lub Osoby z IIE wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach swojej aplikacji i/lub umowy o pracę. Pracownicy, w tym pracownicy tymczasowi, stażyści i wolontariusze, wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych, uznając Politykę dopuszczalnego korzystania IIE.
Osoby korzystające z urządzeń, systemów i sieci IIE nie powinny oczekiwać prywatności w aktywach zarządzanych przez IIE. Zdecydowanie odradza się korzystanie z zasobów IIE w sposób pozabiznesowy, w celu zmaksymalizowania ochrony danych IIE zdecydowanie zaleca wyodrębnienie danych biznesowych od danych osobowych, dla zapewnienia większej ochrony danych osobowych pracowników.
W razie jakichkolwiek pytań lub zastrzeżeń prosimy o kontakt ze swoim partnerem biznesowym ds. HR lub o przesłanie wniosku na nasz Portal wniosków Podmiotów danych.
Jakie są cele przetwarzania danych osobowych Osób aplikujących o pracę lub Osób z IIE?
IIE będzie przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne i wymagane do wymienionych celów lub jeśli zdecydujesz się przekazać je nam dobrowolnie.
| Kategoria danych osobowych HR | Proces | Opis procesu |
| Świadczenia | Zarządzanie świadczeniamiPłatności/Zwrot kosztów | Świadczenia medyczne, dentystyczne, okulistyczne, w zakresie dojazdów, emerytalne, studenckie, w tym uprawnienia do przetwarzania [danych] osób pozostających na utrzymaniu, monitorowanie nieobecności i zwolnień, zarządzanie ubezpieczeniem i wypadkami oraz udostępnianie informacji i zestawień dotyczących wynagrodzenia całkowitego przez Internet Zarządzanie wynagrodzeniem, zarządzanie płacami, pokrywanie wydatków, zarządzanie innymi płatnościami związanymi z wynagrodzeniem, włącznie z przydzielaniem kwot wypłaty premii osobom fizycznym, zarządzanie lub pule premii w departamentach |
| Zgodność z przepisami | Monitorowanie uprawnień do pracy | Monitorowanie i zapewnienia zgodności zdolności do pracy w określonej lokalizacji |
| Zgodność z przepisami dotyczącymi kwestii rodzinnych i medycznych | Przetwarzanie danych związanych z opieką zdrowotnąPrzestrzeganie obowiązującego prawa lub wymogów regulacyjnych | Wsparcie w zakresie zarządzania reklamacjami u sprzedawców, uprawnienia do urlopów rodzinnych lub zdrowotnych i ich zgodność z przepisami, zdolność do sprawowania obowiązków/powrotu do pracy po urlopieMogą gromadzić informacje o szczepieniach lub inną historię medyczną, gdy jest to wymaganePrawne (lokalne, stanowe i federalne) oraz wewnętrzne zobowiązania spółki w zakresie sprawozdawczości, włącznie z liczbą pracowników, danymi dotyczącym zarządzania, danymi demograficznymi oraz sprawozdawczość w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i prywatności |
| Personel | Zarządzanie międzynarodowymi zleceniamiPomoc w nagłych wypadkachPrzeprowadzanie kontroli wynikówZapewnianie lepszego środowiska roboczegoZachowywanie danych kontaktowychZapewnianie pracownikom zarządzania ze strony działu HR, usług finansowych i podróżniczych | Usługi relokacyjne, dokumentowanie warunków zlecenia, uzyskiwanie odpowiedniej dokumentacji integracyjnej, inicjowanie usług sprzedawcy, wypełnianie zobowiązań podatkowych w kraju pochodzenia/przyjmującym oraz obowiązków związanych ze składaniem zeznań podatkowych oraz spełnianie wymogów zdrowotnychUtrzymywanie danych kontaktowych dla osób pozostających na utrzymaniu w razie nagłego wypadku o charakterze osobistym lub służbowymOceny wyników pracy, planowanie kariery, monitorowanie umiejętności, wewnętrzna mobilność, awanse i restrukturyzacja personeluPrzeprowadzanie ankiet dla personelu, przekazywanie kadrze zarządzającej wyższego szczebla danych na temat pracowników i przeprowadzanie szkoleńDbanie o aktualność danych kontaktowych w systemach IIEUtrzymywanie danych pracowników i usług wsparcia, zarządzanie odrębnością zatrudnienia, zgodami i procedurami zatwierdzającymi, zarządzanie i obsługa roszczeń pracowników oraz zarządzanie podróżami |
| Rekrutacja | Rekrutacja | Sprawdzanie przeszłości i kontrole przeprowadzane pod kątem zatrudnienia wraz ze sprawozdawczością dotyczącą Programu działań afirmatywnych, wymaganą przez prawo federalne |
| Systemy | Utrzymanie bezpieczeństwa w Witrynach IIE i Aktywach połączonych z sieciąMonitorowanie pozwoleń i uprawnień związanych z pracą | Hosting i utrzymanie systemów komputerowych i infrastruktury, zarządzanie aktywami oprogramowania i sprzętu IIE, testowanie systemów, np. opracowywanie nowych systemów i testowanie systemów komputerowych przez użytkowników końcowych, szkolenie i monitoring dostępu do e-maili i InternetuDostarczanie licencji na oprogramowanie związane z obowiązkami służbowymi pracownika, zapewnianie zgodności z przepisami, zrealizowania wymogów organów regulacyjnych związanych ze szkoleniami, egzaminami i innych wymagań |
| Wyposażenie miejsc pracy | Zapewnienie fizycznego wyposażenia miejsca pracy | Zarządzanie dostępem do biur firmy, fizycznego monitoringu bezpieczeństwa i usług w tym zakresie, pomiar frekwencji i korzystania z obiektów |
Wraz z kim IIE otrzymuje lub udostępnia dane osobowe Osób, które są Osobami aplikującymi o pracę i Osobami z IIE?
IIE może wysyłać Twoje dane osobowe stronom trzecim lub odbierać je od nich, w celu realizacji wyżej wymienionych procesów. Te strony trzecie mogą obejmować:
- Pracodawców
- Ubezpieczycieli i dostawców usług medycznych
- Spółki zajmujące się zarządzaniem podróżami
- Podmioty realizujące usługi sprawdzania przeszłości i listy obserwowanych
- Agencje rządowe
- Dostawcę hostingu akt pracownikwó
- Dostawcę usług płacowych
- Dostawcę świadczeń emerytalnych
- Konsultantów ds. zgodności z przepisami i sprawozdawczości
- Dostawców usług w zakresie zaangażowania pracowników
- Dostawców wyposażenia miejsc pracy
Dodatkowe strony trzecie mogą obejmować radców prawnych reprezentujących IIE, sądy, trybunały, organy regulacyjne, organy rządowe i funkcjonariuszy organów ścigania, jeśli jest to wymagane przez prawo lub dla zgodności IIE z obowiązującymi przepisami prawa/regulacjami.
W jaki sposób IIE reaguje na wnioski o usunięcie danych Osób aplikujących o pracę i Osób z IIE?
Informujemy, że uznanie Polityki dopuszczalnego korzystania i przetwarzania danych osobowych związanych z zatrudnieniem stanowi warunek zatrudnienia.
| Rodzaj Podmiotu danych | Uwagi na temat zachowywania danych | Odpowiedź na wnioski o usunięcie |
| Osoby aplikujące o pracę | Dane rekrutacyjne będą zachowywane przez IIE w formacie elektronicznym przez trzy lata. Jeśli dana osoba zostanie zatrudniona przez IIE, obowiązującym zdarzeniem powodującym zatrzymanie [danych] jest data ustania stosunku pracy. W przypadku wszelkich innych danych, obowiązującym zdarzeniem powodującym zatrzymanie [danych] jest data utworzenia lub otrzymania danych przez IIE, w zależności od tego, co nastąpi później. | Zachowanie danych zgodnie z okresem zachowania |
| Osoby z IIE | Obowiązującym Zdarzeniem powodującym zatrzymanie danych jest ustanie stosunku pracy. Dane w zakresie Personelu, Świadczeń, Systemów lub inne dane działu HR są zachowywane w formacie elektronicznym przez okres sześciu lat. Dane Rodzinne, Medyczne i w zakresie Zgodności z przepisami są przechowywane przez trzy lata, przez 18 lat w przypadku odszkodowań pracowniczych i 30 lat w przypadku narażenia na kontakt z toksycznymi substancjami. Formularze I-9 Uprawnień do podjęcia zatrudnienia Amerykańskiego Urzędu ds. Obywatelstwa i Imigracji są zachowywane przez IIE przez okres trzech lat od daty zatrudnienia lub roku od daty zwolnienia pracownika, w zależności od tego, co nastąpi później. | Zachowanie danych zgodnie z okresem zachowania |
Osoby pozostające na utrzymaniu Osób z IIE
Dane osobowe osób pozostających na utrzymaniu, w tym nieletnich, mogą być przetwarzane w celu wypłaty świadczeń, np. ubezpieczenia zdrowotnego. Dane te są udostępniane ubezpieczycielom zdrowotnym w celu zarządzania świadczeniami.
Dane osób pozostających na utrzymaniu mogą być również przetwarzane w odniesieniu do Programu stypendiów dla dzieci pracowników IIE wyłącznie, jeśli pracownik i/lub osoba pozostająca na utrzymaniu przekażą te dane. W odniesieniu do wszystkich wnioskodawców przeprowadza się standardowe sprawdzenie przeszłości.
W razie jakichkolwiek pytań lub zastrzeżeń prosimy o kontakt ze swoim partnerem biznesowym ds. HR lub o przesłanie wniosku na nasz Portal wniosków Podmiotów danych.
Osoby będące Uczestnikami badań w Badaniach zarządzanych przez IIE
IIE sponsoruje również swoje własne inicjatywy i jest administratorem danych dla tych badań sponsorowanych pzez IIE.
Po przekazaniu zgód przez uczestników badań, badania te są prowadzone bezpośrednio z udziałem uczestników badań, przy użyciu zewnętrznych narzędzi ankietowych i/lub poprzez wywiady.
Prawa Podmiotu danych
Jakie są Twoje prawa jako Podmiotu danych
| Prawo Podmiotu danych | Masz prawo do: |
| Dostępu | dostępu do danych osobowych, które IIE przetwarza na Twój temat oraz uzyskania informacji na temat sposobu ich przetwarzania przez IIE |
| Usunięcia | złożenia wniosku do IIE o usunięcie danych osobowych, w przypadku wycofania swojej zgody lub gdy nie ma żadnego innego powodu, dla którego IIE miałaby przetwarzać Twoje dane osobowe |
| Sprzeciwu wobec przetwarzania | sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych przez IIE |
| Przenoszalności | złożenia wniosku do IIE o przekazanie Ci kopii Twoich danych osobowych |
| Poprawienia | poprawienia danych osobowych, które IIE przetwarza na Twój temat |
| Ograniczenia przetwarzania | złożenia wniosku do IIE o ograniczenie przetwarzania Twoich danych osobowych |
| Wycofania zgody | wycofania wcześniej udzielonej IIE zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych |
Jeśli zrealizowanie Twojego wniosku spowodowałoby ujawnienie danych osobowych innej osoby, lub jeśli poprosisz IIE o usunięcie danych, które na mocy prawa IIE ma obowiązek zachowywać, IIE może nie być w stanie zrealizować Twojego wniosku. IIE może zachowywać dokumentację istnienia stosunku pracy z Tobą, w takim zakresie i tak długo, jak jest to prawnie wymagane. Na przykład, IIE zachowa dokumentację Twojego wniosku o usunięcie danych osobowych.
Informujemy, że ograniczenia nakładane przez Ciebie na używanie, ujawnianie lub przetwarzanie Twoich danych osobowych mogą skutkować utratą uprawnień do określonych usług, tam gdzie przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla Twojego udziału.
Jak korzystać ze swoich praw Podmiotu danych
Prosimy o przesłanie swojego wniosku za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych IIE. Po potwierdzeniu swojego adresu e-mail, IIE zweryfikuje Twoją tożsamość, a następnie obsłuży Twój wniosek tak szybko, jak to możliwe.
W jaki sposób IIE obsługuje wnioski Podmiotów danych
Po przesłaniu wniosku Podmiotu danych, otrzymasz wiadomość e-mail na swój podany adres e-mail, z prośbą o potwierdzenie swojego adresu e-mail. Jeśli adres e-mail nie zostanie potwierdzony, IIE nie obsłuży Twojego wniosku Podmiotu danych.
Po potwierdzeniu adresu e-mail, IIE przekieruje wniosek do odpowiedniego zespołu w celu przeprowadzenia Weryfikacji tożsamości i potwierdzenia, że IIE przetwarza Twoje dane osobowe.
Następnie IIE odpowiednio zajmie się Twoim wnioskiem. Wszystkie powiadomienia i całą korespondencję będziesz otrzymywać za pośrednictwem Portalu wniosków Podmiotów danych.
Kontakt
IIE Data Protection Officer/Grievance Officer (Specjalista ds. ochrony danych/Specjalista ds. skarg IIE)
Institute of International Education, Inc.
One World Trade Center, 36th Floor
New York, NY 10007
Privacy@iie.org