Centre de gestion de la confidentialité de l’IIE

L’IIE s’engage à préserver la vie privée et l’intégrité des données personnelles des personnes qui s’engagent avec l’IIE. L’IIE s’efforce de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données personnelles, et améliore en permanence ses politiques et procédures de protection des données. L’IIE vous invite à lui faire part de vos commentaires par l’intermédiaire du Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Outre la langue anglaise, cette déclaration est proposée en espagnol, portugais, français, arabe, chinois mandarin et japonais pour une plus grande facilité d’utilisation à l’échelle mondiale.

Déclaration de confidentialité de l’IIE

La déclaration de confidentialité de l’IIE est conçue pour assurer la transparence de nos pratiques et principes en matière de protection de la vie privée de manière qui permette aux personnes de naviguer, de lire et de comprendre.

Veuillez lire attentivement la déclaration de confidentialité de l’IIE, car elle détaille la manière dont l’IIE peut traiter vos données personnelles. Veuillez noter que les données traitées par l’IIE et la manière dont elles le sont peuvent varier en fonction du programme et/ou de votre engagement avec l’IIE. La présente déclaration ne s’applique pas à la manière dont les tiers définissent les données personnelles ni à la manière dont ils les traitent. L’IIE vous encourage à lire les déclarations de confidentialité de tiers et à connaître vos droits en matière de protection de la vie privée avant d’interagir avec eux.

Date d’entrée en vigueur

1er mars 2024

Note sur les modifications apportées à la présente déclaration

L’IIE se réserve le droit de modifier cette déclaration et les politiques ou procédures pertinentes à tout moment et sans préavis. Si vous continuez à vous engager avec l’IIE, notamment en accédant aux sites Web de l’IIE ou en les utilisant après que cette déclaration a été modifiée, l’IIE considère que vous avez accepté les modifications apportées. L’IIE tient cette déclaration à jour sur son site Web, où elle est disponible et accessible au public. L’IIE recommande de consulter et de revoir régulièrement cette déclaration afin de vous assurer que vous comprenez comment l’IIE peut traiter vos données personnelles.

Définitions

• IIE désigne l’Institut de l’éducation internationale « Institute of International Education », Inc.
• Les sites Web de l’IIE font référence aux sites Web gérés par l’IIE au nom de ses propres opérations ou de ses sponsors.
• Le contrôleur de données désigne l’entité qui détermine les objectifs et les moyens du traitement des données personnelles.
• Le responsable du traitement des données désigne l’entité qui traite les données personnelles pour le compte du contrôleur des données.
• Le terme mineur désigne les personnes âgées de moins de 18 ans.
• Le terme parent désigne le parent, le tuteur légal ou le tuteur d’un mineur.

• Le terme personnes désigne les personnes physiques identifiables.
• Les données personnelles désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée) ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
• Les IPI, également connues sous le nom d’informations personnellement identifiables, désignent toute information pouvant être utilisée pour identifier l’identité d’une personne distincte.
• Traiter ou traitement signifie recevoir, envoyer, stocker, référencer, accéder ou utiliser de toute autre manière des données personnelles d’une manière qui relève du champ d’application des lois et réglementations applicables en matière de protection des données, y compris toute loi internationale, nationale ou locale pertinente.

Sur quelle base l’IIE traite-t-il les données personnelles ?

L’IIE traite les données personnels sur la base du consentement et d’accords contractuels. L’IIE traite les données personnelles nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes de l’IIE ou des intérêts légitimes d’autres personnes. Les données personnelles peuvent être traitées à condition que les droits à la protection des données des personnes qui s’engagent avec l’IIE ne soient pas surpassés pas les intérêts légitimes ci-dessous :

• lors de la candidature à un programme géré par l’IIE ;
• lors de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec vous et/ou un sponsor du programme pour administrer un programme ;
• lors de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec vous pour fournir un service à l’IIE ou pour que l’IIE vous fournisse un service ;
• lors de l’établissement ou de la poursuite d’une relation de travail avec vous ;
• lors de l’examen de toute plainte reçue de votre part ou de la part d’autres personnes, à notre sujet ou au sujet de nos fournisseurs de services ; ou
• dans le cadre de demandes en justice, de conformité, à des fins réglementaires et d’enquête si nécessaire (y compris la divulgation de ces informations dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’un litige).

Confidentialité et contrôle de l’accès aux données

Vos données personnelles traitées dans le cadre de la présente déclaration sont partagées avec le personnel concerné sur la base du besoin d’en connaître et/ou si cela est nécessaire pour fournir les services que vous avez demandés.

Sécurité des données et réponse aux incidents

L’IIE a conçu des procédures de sécurité pour garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles contre tout accès non autorisé ou toute modification, divulgation ou destruction non autorisée. L’IIE utilise des contrôles de sécurité raisonnables pour traiter toutes les catégories de données personnelles, y compris les données personnelles sensibles. L’IIE met à jour et teste régulièrement nos systèmes et processus. Ces mesures et exigences sont conformes aux lignes directrices énoncées dans les lois applicables.

Si l’IIE découvre un incident de sécurité ayant un impact sur les données personnelles, l’IIE dispose de personnes, de processus et de technologies dédiés pour enquêter, analyser et exécuter des actions de réponse et de remédiation appropriées. L’IIE analyse ces faits – dans le contexte des lois, des réglementations et des obligations contractuelles applicables, ainsi que de l’engagement de l’IIE en matière de protection des données – afin de déterminer si la notification d’un incident est nécessaire pour les personnes concernées ou d’autres parties pertinentes telles que les sponsors ou les régulateurs. L’IIE se conformera à toutes les lois applicables qui exigent la notification d’un incident de sécurité dans les plus brefs délais.

Bien que l’IIE entreprenne des efforts raisonnables pour empêcher l’accès, l’altération, la divulgation ou la destruction non autorisés des données personnelles, l’IIE ne peut pas assurer ou garantir la sécurité des données que vous transmettez à l’IIE, des données fournies en ligne ou des données stockées par l’IIE ou par nos fournisseurs de services. Les données personnelles sont transmises à vos propres risques. L’IIE n’est pas responsable de la divulgation de vos données personnelles en raison d’erreurs de transmission ou d’actes de nos fournisseurs de services ou d’autres tiers, ce qui signifie que vous acceptez tous les risques liés à la transmission de données et à l’utilisation d’Internet, y compris le risque que vos données personnelles soient interceptées en cours de route.

Stockage et conservation des données

Vos données personnelles sont stockées par l’IIE sur ses serveurs et sur les serveurs de fournisseurs de services et d’hébergement tiers basés sur le nuage avec lesquels l’IIE collabore.

L’IIE conserve les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration. La période pendant laquelle l’IIE conserve les données personnelles est déterminée par le type de données, le type de personne concernée à laquelle les données se rapportent et les finalités pour lesquelles les données ont été traitées.

La durée pendant laquelle l’IIE conserve les données personnelles est en outre déterminée par les exigences légales et réglementaires applicables, les obligations contractuelles, les objectifs de sûreté, de sécurité et de prévention de la fraude, ou par des questions liées à une réclamation ou à un litige non résolu.

L’IIE conservera vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• pendant la durée nécessaire et pertinente pour atteindre les objectifs pour lesquels les données ont été traitées, en fonction de la base juridique pour laquelle ces données ont été traitées ;
• jusqu’à ce que l’IIE n’ait plus d’intérêt légitime dans les données et/ou qu’une réclamation puisse être faite en relation avec notre relation professionnelle de l’IIE avec vous ;
• jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ; OU
• lorsque des obligations légales/réglementaires exigent que l’IIE conserve vos données personnelles.

L’IIE peut conserver tout ou partie des données personnelles à des fins d’analyse commerciale, de tenue de registres, d’obligations contractuelles ou à des fins juridiques, pour faire respecter les conditions générales des sites Web de l’IIE, ou à la suite du stockage de ces informations sur les systèmes de l’IIE par le biais de processus de sauvegarde ou d’archivage de routine.

Veuillez noter que l’IIE n’est pas responsable de la suppression de vos données personnelles des listes ou des systèmes d’un tiers qui n’est pas lié à l’IIE et qui a précédemment reçu vos données conformément à la présente déclaration.

Note sur les transferts internationaux de données personnelles

L’IIE est une organisation mondiale et peut transférer des données personnelles au-delà des frontières nationales vers d’autres pays, conformément aux lois qui s’appliquent à ces données, pour effectuer des activités de traitement telles que celles décrites dans la présente déclaration. Lorsque la loi l’exige, l’IIE a mis en place des mécanismes appropriés pour protéger de manière adéquate les données personnelles transférées au-delà des frontières.

Note aux parents et aux enfants

L’IIE considère toute personne âgée de moins de 18 ans comme mineure, quelle que soit sa juridiction ou son domicile.  Les services de l’IIE ne sont généralement pas destinés aux mineurs. Toutefois, les données personnelles associées aux mineurs peuvent être traitées s’ils s’engagent auprès de l’IIE à poser leur candidature ou à participer à aux programmes de l’IIE.

L’IIE traite les données personnelles des mineurs dans le but de fournir des avantages ou des visas aux personnes qui sont à la charge de personnes engagées avec l’IIE en tant qu’employés ou participants à des programmes.

Veuillez vous référer à la section « Qui sont les personnes concernées et quelles sont les données personnelles traitées par l’IIE » de la présente déclaration de confidentialité pour mieux comprendre quelles sont les personnes concernées qui pourraient être des mineurs.

Si vous êtes mineur, vous pouvez demander à l’IIE de supprimer tout contenu que vous avez publié sur les sites Web de l’IIE et qui peut être consulté par un autre utilisateur.

Si vous êtes un parent, un tuteur légal ou un gardien et que vous pensez que l’IIE a pu collecter des données personnelles auprès d’un mineur sans votre autorisation et que cela n’est pas acceptable pour vous, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et l’IIE traitera rapidement le problème.

Catégories de données personnelles

Veuillez noter que ces catégories peuvent se chevaucher dans certains cas.

Catégorie de données personnelles	Exemples/Description de catégorie de données personnelles
Identifiants, identifiants en ligne, informations personnellement identifiables (IPI)	Nom, adresse courriel, coordonnées, numéro de passeport, pièce d’identité délivrée par le gouvernement, date de naissance, numéro de compte bancaire et numéro de compte de crédit
Classifications protégées, catégories spéciales de données personnelles, informations/données personnelles sensibles et données relatives à la santé	Sexe, orientation sexuelle, origine raciale/ethnique, données sur la structure familiale, santé, condamnations ou infractions pénales, convictions politiques, religieuses ou philosophiques, appartenance à un syndicat, préférences, opinions, intentions, intérêts, données relatives au compte bancaire et revenus
Internet ou autres activités électroniques	Historique de la navigation et des recherches sur Internet, cookies, localisation et interaction de l’accès à l’application/au site Web, temps et géolocalisation de l’employé liés à l’utilisation d’un site Web, d’une application ou de l’accès physique aux bureaux de l’IIE.
Sensoriel	Photographies, enregistrements audio, électroniques et visuels – généralement au cours de l’engagement dans le programme ou l’emploi
Informations relatives à la profession, à l’emploi et à l’éducation	Antécédents professionnels, titres d’emploi, salaire, évaluations, références, entretiens, certifications, dossiers scolaires, relevés de notes et écoles fréquentées
Déductions	Toute donnée tirée des catégories susmentionnées pour créer un profil sur une personne reflétant ses caractéristiques, ses tendances psychologiques, ses préférences, ses prédispositions, son comportement, ses attitudes, son intelligence, ses capacités et ses aptitudes.

Qui sont les personnes concernées et quelles données personnelles sont traitées par IIE.

Veuillez noter que ces catégories peuvent se chevaucher dans certains cas.

Sujet des données	Description du sujet des données	Catégorie de données personnelles	Source des données personnelles
Les personnes qui visitent les sites Web de l’IIE.	Les personnes, y compris les mineurs, qui accèdent aux sites Web de l’IIE, y fournissent des données ou s’y engagent de quelque manière que ce soit.	Identifiants, identifiants en ligne et IPI Internet ou autres activités électroniquesSensoriel	Les personnes qui visitent les sites Web de l’IIE.
Les personnes qui reçoivent des communications marketing de l’IIE.	Les personnes qui fournissent leurs données ou dont les données ont été collectées dans le but de recevoir du matériel promotionnel et de marketing de la part de l’IIE	Identifiants, identifiants en ligne et IPI	Les personnes qui visitent les sites Web de l’IIE, qui participent aux événements de l’IIE, dont les informations accessibles au public ont été traitées et qui pourraient être intéressées par les services de l’IIE, et/ou qui fournissent leurs données personnelles à l’IIE.
Les personnes qui représentent les partenaires commerciaux.	L’IIE traite les données personnelles des individus et des représentants des organisations qui font affaire avec l’IIE, tels que les sponsors, les donateurs, les membres, les vendeurs, les fournisseurs de services, les autres partenaires et les partenaires potentiels.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIInternet ou autre activité électronique (en cas d’accès aux systèmes, réseaux ou applications de l’IIE)	Les personnes qui représentent les partenaires commerciaux.
Les personnes qui participent aux programmes de l’IIE.	Les personnes, y compris les mineurs, qui participent à un programme administré par l’IIE.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données personnelles, informations/données personnelles sensibles et données relatives à la santéSensorielProfessionnel, Emploi, ÉducationDéductions	Se référer à : Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il des données personnelles associées au cycle de vie du programme ?
Les personnes à la charge des personnes qui participent aux programmes de l’IIE.	Les personnes, y compris les mineurs, dont le tuteur légal, un membre de la famille ou le conjoint participe aux programmes de l’IIE.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données personnelles, informations/données personnelles sensibles et données relatives à la santé	Les personnes qui participent aux programmes de l’IIE et/ou Les personnes à la charge des personnes qui participent aux programmes de l’IIE.
Les personnes qui sont candidates à un emploi et/ou internes à l’IIE.	Les candidats à l’emploi, les employés, y compris les employés temporaires et les stagiaires, les bénévoles, les membres du conseil d’administration et les dirigeants.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données personnelles, informations/données personnelles sensibles et données relatives à la santéInternet ou autres activités électroniquesSensorielProfessionnel, Emploi, ÉducationDéductions	Se référer à : Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il les données personnelles des personnes qui sont candidates à un emploi et internes à l’IIE ?
Les personnes à charge de personnes internes à l’IIE	Les personnes, y compris les mineurs, dont le tuteur légal, un membre de la famille ou le conjoint est interne à l’IIE.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIProfessionnel, Emploi, Éducation	Les personnes internes à l’IIE, les personnes à charge de personnes internes à l’IIE et les fournisseurs de services de vérification des antécédents
Les personnes qui participent à des recherches dans le cadre d’études gérées par l’IIE.	Les personnes dont les données personnelles sont représentées dans les études gérées par l’IIE.	Identifiants, identifiants en ligne et IPIClassifications protégées, catégories spéciales de données personnelles, informations/données personnelles sensibles et données relatives à la santéSensorielProfessionnel, Emploi, Éducation	Les personnes qui participent à des recherches dans le cadre d’études gérées par l’IIE.

Avis aux personnes concernées

Veuillez vous référer à l’avis approprié de la personne concernée, en fonction de la manière dont vous interagissez avec l’IIE, pour comprendre les objectifs et les types de données personnelles traitées par l’IIE, la manière dont l’IIE partage vos données personnelles et vos droits en matière de protection de la vie privée.

Les personnes qui visitent les sites Web de l’IIE.

Les sites Web de l’IIE comprennent ce site Web et tout autre site Web que l’IIE gère au nom des sponsors du programme. Veuillez vous référer aux conditions générales des sites Web de l’IIE.

Données personnelles et finalités du traitement sur les sites Web de l’IIE

Journaux d’interaction avec le site Web

Les sites Web de l’IIE collectent automatiquement certaines informations et les stockent dans des fichiers journaux. Ces informations peuvent inclure des adresses de protocole Internet (IP), la région ou l’emplacement général où votre ordinateur ou votre appareil accède à Internet, le type de navigateur, le système d’exploitation et d’autres informations relatives à l’utilisation des sites Web de l’IIE, y compris un historique des pages que vous avez consultées. L’IIE peut utiliser ces informations pour aider à concevoir des sites afin de mieux répondre à vos besoins. L’IIE peut également utiliser votre adresse IP pour aider à diagnostiquer des problèmes avec notre serveur et pour administrer nos sites Web de l’IIE, analyser les tendances, suivre les mouvements des visiteurs et recueillir des informations démographiques générales qui aident à identifier vos préférences.

L’IIE a un intérêt légitime à comprendre comment les personnes s’engagent sur les sites Web de l’IIE. Cela permet à l’IIE de fournir un contenu plus pertinent, de communiquer la valeur à nos participants, sponsors et membres corporatifs, et de fournir le personnel approprié pour répondre aux besoins des parties prenantes.

Cookies

Lorsque vous visitez un site Web de l’IIE, le site peut demander à votre navigateur de stocker un petit élément de données (fichier texte) appelé cookie sur votre appareil afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que vos informations de connexion ou vos préférences d’utilisateur.

L’IIE peut également utiliser des cookies pour déterminer la popularité du contenu et analyser le trafic et les tendances du site. Ces cookies sont mis en place par l’IIE et sont appelés cookies de première partie.

Les sites Web de l’IIE peuvent également utiliser des cookies de tiers, qui sont des cookies provenant d’un domaine différent de celui du site Web que vous visitez, à des fins de publicité et de marketing, pour diffuser et mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires et, de manière générale, pour comprendre les comportements en ligne et les intérêts des personnes. Ces entités tierces peuvent utiliser des cookies et d’autres technologies pour identifier les appareils utilisés par les visiteurs des sites Web de l’IIE, ainsi que lorsqu’ils visitent d’autres sites et services en ligne.

Vous pouvez voir des publicités de l’IIE sur d’autres sites Web parce que l’IIE utilise des services publicitaires tiers. Grâce à l’utilisation de ces services, l’IIE peut adapter les messages aux personnes, en tenant compte des données démographiques, des intérêts déduits du public cible et du contexte de navigation. Les services de publicité utilisent ces informations pour afficher des publicités qui peuvent être adaptées aux intérêts individuels de leurs utilisateurs. Les informations que ces services peuvent collecter comprennent des données relatives à vos visites sur les sites Web qui diffusent des publicités de l’IIE, telles que les pages ou les publicités que vous consultez et les actions que vous effectuez sur les sites Web.

Comment contrôler et supprimer les cookies

Outil de consentement

L’IIE a élaboré une Politique en matière de cookies qui décrit les cookies utilisés sur ce site Web et fournit des informations sur la manière dont les utilisateurs peuvent les accepter ou les refuser. Veuillez vous référer à la politique en matière de cookies de tout autre site Web de l’IIE que vous visitez pour plus d’informations spécifiques à ce site Web.

Utilisation de votre navigateur

De nombreux cookies utilisés sur les sites Web de l’IIE peuvent être activés ou désactivés via l’outil de consentement ou en désactivant les cookies dans votre navigateur. Pour désactiver les cookies par l’intermédiaire de votre navigateur, suivez les instructions situées dans les menus du navigateur. Veuillez noter que la désactivation d’un cookie ou d’une catégorie de cookies ne supprime pas le cookie de votre navigateur, à moins qu’elle ne soit effectuée manuellement par le biais de la fonction de votre navigateur.

Autres données personnelles traitées

Vous pouvez visiter les sites Web de l’IIE sans avoir à fournir votre nom, votre adresse courriel ou d’autres données personnelles. Certaines fonctions des sites Web de l’IIE peuvent inclure des fonctions ou des services qui vous permettent de saisir des données personnelles.

Lorsque vous nous communiquez vos données personnelles à l’IIE par l’intermédiaire des sites Web de l’IIE, l’IIE vous informera à chaque point de collecte, des données requises et de l’objectif de cette collecte. Vous pouvez choisir de ne pas saisir tout ou partie de vos données personnelles, mais dans ce cas, l’IIE pourrait ne pas être en mesure de répondre de manière adéquate à votre demande, de poursuivre la communication avec vous et/ou de vous fournir les services demandés.

En fonction de la raison et de la manière dont vous communiquez avec l’IIE via les sites Web de l’IIE, l’IIE utilisera vos données personnelles de la ou des manière(s) suivante(s) :

• Répondre à vos questions et/ou fournir les informations demandées si vous vous renseignez sur les programmes ou les services de l’IIE ;
• Pour vous informer lorsque l’IIE a besoin de vos données personnelles pour exécuter un accord avec vous ou votre organisation ou pour se conformer à une obligation légale ou si vous demandez comment votre organisation pourrait soutenir ou travailler avec l’IIE ;
• Pour répondre à votre demande si vous êtes un membre du public et que vous avez des questions sur le recrutement à l’IIE et/ou des questions d’ordre général ;
• Pour vérifier votre identité, votre organisation et/ou votre rôle si l’IIE ne vous connaît pas encore ou ne connaît pas votre organisation ; ou
• Pour partager des informations sur nos programmes, nos services, nos actualités et nos événements si vous acceptez de recevoir des communications marketing. Lorsque vous partagez vos coordonnées pour cette raison, vous aurez consenti à ce que l’IIE puisse vous contacter à ces fins.

Note sur les forums publics

Les personnes qui visitent les sites Web de l’IIE sont seules responsables du contenu qu’elles publient en ligne dans les forums publics. Les forums publics peuvent inclure, sans s’y limiter, des applications de médias sociaux, des salons de discussion, des tableaux d’affichage, des blogs ou d’autres forums accessibles au public qui peuvent être consultés et utilisés par toute personne disposant d’un accès disponible. Sachez que lorsque vous divulguez et transmettez volontairement des données personnelles dans un forum public, ces données peuvent être collectées et utilisées par d’autres personnes. L’IIE ne peut pas contrôler ces utilisations de vos données personnelles et, en utilisant ces services, vous assumez le risque que les données personnelles que vous fournissez puissent être consultées et utilisées par des tiers.

Vous pouvez retirer votre consentement à ce que l’IIE utilise vos données personnelles sur les forums publics administrés par l’IIE en modifiant ou en supprimant votre commentaire ou en soumettant une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles. Si vous retirez votre consentement, cela ne changera pas la façon dont l’IIE a traité vos données personnelles avant que vous ne retiriez votre consentement, mais le commentaire ne sera plus affiché à l’avenir.

Avec qui l’IIE partage-t-il vos données personnelles ?

L’IIE peut partager vos données personnelles avec :

• les contrôleurs de données liés à des sites Web de programmes spécifiques parrainés par le contrôleur ;
• nos bureaux et affiliés de l’IIE ;
• les fournisseurs de services de l’IIE et autres tiers qui mettent les sites Web de l’IIE à disposition, améliorent leur fonctionnalité ou fournissent des services à l’IIE ou à ses fournisseurs de services ;
• toute autre personne ou entité mentionnée par l’IIE lorsque vous fournissez vos données personnelles ; ou
• toute autre personne ou entité nécessaire à la protection des droits ou de la sécurité de l’IIE ou d’autres personnes.

L’IIE ne partagera pas ou ne distribuera pas vos données personnelles à d’autres personnes d’une manière différente de celle décrite dans la présente déclaration. L’IIE ne vendra pas, ne commercialisera pas et ne louera pas vos données personnelles à moins que l’IIE n’ait reçu votre consentement spécifique. Sauf indication contraire expresse dans la présente déclaration, l’IIE ne communiquera des données personnelles à une autre personne ou entreprise qu’avec votre consentement ou si la loi l’exige ou le permet. Si vos données personnelles sont divulguées à d’autres destinataires que ceux mentionnés dans la présente déclaration, l’IIE vous en informera au moment de la collecte de vos données personnelles et obtiendra votre consentement.

Les personnes qui reçoivent des communications marketing de l’IIE.

Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing de notre part, vous consentez à ce que vos données personnelles soient utilisées pour vous contacter par courriel, par courrier direct et/ou par téléphone afin de vous proposer des expériences personnalisées sur le site Web de l’IIE et de partager des informations sur des produits, des services, des informations sur les meilleures pratiques, des actualités et des événements du secteur, des besoins de financement, et/ou d’envoyer des enquêtes ou d’autres informations sur des produits ou des services développés ou fournis par nous ou par nos partenaires commerciaux.

L’IIE communiquera pas vos données personnelles à une autre partie pour promouvoir des produits ou des services directement auprès de vous sans votre consentement spécifique.

Si vous avez choisi de recevoir des courriels de marketing et que vous décidez par la suite de ne plus recevoir cette correspondance de notre part, il vous suffit de cliquer sur le lien « Se désinscrire » fourni dans ce message électronique ou de contacter directement l’expéditeur du courriel et de demander qu’aucune autre communication ne vous soit envoyée.

Le retrait de votre consentement n’affectera pas l’utilisation par l’lIE des données personnelles avant votre retrait, mais cela signifie que l’IIE ne vous contactera plus à l’avenir. Il peut y avoir un bref délai entre le moment où vous soumettez votre demande de « désinscription » et le moment où elle est traitée et reflétée dans les systèmes de l’IIE, de sorte que vous pouvez continuer à recevoir certaines communications de l’IIE pendant une période limitée après votre désinscription. L’IIE s’excuse pour tout inconvénient et vous remercie de votre patience.

Veuillez noter que l’IIE peut continuer à envoyer des courriels non commerciaux liés à tout compte que vous possédez, à toute candidature que vous avez soumise ou à toute transaction ou accord que vous avez conclu avec l’IIE.

À l’exception des données personnelles soumises dans le cadre d’une candidature, d’un achat ou d’un don, toute communication ou tout matériel que vous nous transmettez par courriel ou autrement, y compris les données, questions, commentaires, suggestions ou autres, est et sera traité comme non confidentiel.

Si vous n’êtes pas satisfait des options de « désinscription »,, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et l’IIE traitera rapidement la question.

Les personnes qui représente des partenaires commerciaux (particuliers et représentants d’organisations)

L’IIE accorde une grande importance à ses relations commerciales et traite les données personnelles de ses partenaires commerciaux pour des raisons contractuelles. Si un partenaire commercial de l’IIE estime que cela n’est pas reflété dans nos pratiques commerciales, veuillez soumettre une demande via le Portail de demande d’informations sur les données personnelles, et l’IIE traitera rapidement la question.

L’IIE ne vendra pas, ne commercialiserons pas et ne louera pas vos données personnelles sans votre consentement spécifique. L’IIE ne vous enverra pas de courriers au nom d’autres organisations, sauf si vous le demandez.

L’IIE peut collecter des coordonnées professionnelles, des informations de paiement, l’adresse de facturation et d’autres informations nécessaires pour traiter un cadeau, une inscription à un événement, envoyer un paiement ou recevoir un paiement. L’IIE peur partager des rapports sur les progrès, les activités et d’autres informations relatives au programme.

L’IIE peur utiliser vos données pour se conformer à la loi ou en croyant de bonne foi qu’une telle action est nécessaire pour se conformer aux exigences de la loi ou se conformer à une procédure judiciaire signifiée.

Si vous accédez aux dispositifs, systèmes et réseaux de l’IIE tout au long de votre relation commerciale avec l’IIE, la politique d’utilisation acceptable de l’IIE s’applique à vous. Les utilisateurs des systèmes de l’IIE ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée sur les dispositifs, systèmes et réseaux gérés par l’IIE. L’utilisation non professionnelle des actifs de l’IIE est fortement découragée afin de maximiser la protection des données en séparant les données professionnelles des données personnelles qui ne sont pas nécessaires à l’exécution de la relation professionnelle.

Les personnes qui participent aux programmes de l’IIE.

L’IIE est engagé par les organisations commanditaires agissant en tant que contrôleurs de données, pour effectuer l’administration des programmes Le contrôleur des données finance et définit la directive de haut niveau, les objectifs et le but du programme. L’IIE gère tout ou partie des opérations administratives du programme sous la direction générale du contrôleur des données, agissant en tant que sous-traitant. Le contrôleur des données peut également effectuer son propre traitement de données.

L’IIE parraine également ses propres initiatives et est le contrôleur des données pour ces programmes parrainés par l’IIE.

Les personnes, y compris les mineurs, qui participent aux programmes de l’IIE sont classées dans l’un des types de personnes concernées suivants en raison des différentes exigences en matière de conservation des données selon le niveau d’engagement dans le programme :

• Candidats au programme dont le dossier de candidature n’a pas été soumis.
• Candidats au programme ayant soumis un dossier de candidature mais n’ayant pas été sélectionnés pour un programme.
• Participants et anciens élèves du programme

À l’exception des vérifications d’antécédents, l’IIE n’utilise pas de moyens automatisés pour participer à la sélection des candidatures ou pour prendre d’autres décisions susceptibles d’avoir un effet juridique ou un autre effet significatif sur vous. Toutes les décisions de sélection requièrent une contribution humaine substantielle.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez utiliser notre Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Quelles sont les finalités du traitement des données personnelles associées au cycle de vie d’un programme ?

L’IIE ne traitera les données personnelles que lorsque cela est nécessaire et requis pour aux fins énumérés ou si vous choisissez de nous les fournir volontairement.

Veuillez noter que les scénarios les plus courants dans lesquels l’IIE traite des catégories spéciales de données personnelles sont les suivants : lorsque des données médicales sont collectées afin d’examiner vos antécédents médicaux pour déterminer votre éligibilité à participer à un programme ; vos antécédents criminels lorsque l’IIE est tenu d’effectuer une vérification des antécédents ; et les informations concernant les mineurs, si vous amenez des personnes à charge avec vous et que nous sommes tenus de traiter leurs données à des fins de parrainage d’un visa ou à d’autres fins. Dans la plupart des cas, l’IIE ne traite d’autres types d’informations sensibles que si vous les fournissez volontairement, par exemple en faisant référence à des opinions religieuses ou politiques dans une dissertation de candidature.

Processus	Description du processus
Gestion des anciens élèves	Gestion des données des participants dont les programmes sont terminés, y compris la production de rapports statistiques, la correspondance des anciens élèves et l’organisation d’événements pour les anciens élèves.
Candidature/Sélection	Recueillir et examiner les candidatures en vue de sélectionner les participants potentiels à un programme et/ou de les informer de leur sélection pour un programme. Veuillez noter que les programmes de l’IIE n’utilisent pas de traitement automatique des données pour ce processus.
Vérification des antécédents	Contrôle automatisé des listes de surveillance gouvernementales et des informations sur les antécédents à des fins de conformité réglementaire.
Gestion des urgences	Assister, correspondre et gérer les situations d’urgence pendant la participation au programme.
Gestion des événements	Planifier et/ou exécuter des événements, y compris l’inscription, la programmation des participants ou toute autre activité liée à un événement, notamment à des fins d’enrichissement du programme ou d’engagements externes de l’IIE.
Vérification financière	Vérifier la disponibilité de fonds ou de revenus pour couvrir les coûts/dépenses liés au programme, les besoins financiers ou d’autres exigences financières d’un programme.
Inscription et/ou gestion des assurances/prestations de santé	Inscrire un participant à un régime de soins de santé afin de garantir une couverture en cas de problèmes médicaux ou d’urgences pendant le programme.
Examen médical	Examiner les données médicales afin de déterminer l’admissibilité au visa, d’identifier tout problème susceptible d’affecter la participation à un programme ou à une activité, ou qui nécessiterait la mise en place de des accommodements supplémentaires.
Accords des participants	Rédiger, envoyer ou recevoir un document d’accord tel que des conditions d’accord, des conditions de nomination, des contrats de programme ou tout autre type de document d’accord avec les participants au programme.
Conseils aux participants et gestion des progrès	Recueillir et analyser toutes les données relatives aux études, à l’emploi ou autres, afin de s’assurer qu’un participant satisfait aux exigences d’un programme ou qu’il est en bonne voie pour obtenir une bourse.
Traitement des paiements	Traiter les transactions de paiement à destination ou en provenance des participants, des fournisseurs ou d’autres bénéficiaires au moyen d’un transfert bancaire tel que l’ACH, les virements électroniques de fonds, les paiements par virement bancaire, les chèques ou d’autres méthodes.
Évaluation du programme	Rapport, exportation ou compilation de données dans le but de comprendre ou d’évaluer l’état du programme/des participants, l’impact ou tout autre intérêt légitime lié à l’administration du programme.
Promotion du programme et sensibilisation	Promouvoir l’IIE et/ou les programmes de l’IIE, y compris la sollicitation de candidatures à des programmes ou le marketing par courriel.
Rapports sur les programmes	Produire et partager des rapports sur les progrès, les activités et d’autres informations relatives au programme.
Création/gestion de dossier	Créer et maintenir un dossier dans les systèmes de l’IIE, électroniques ou autres, afin d’administrer les programmes de l’IIE.
Gestion des médias sociaux	S’engager avec les gens via les médias sociaux.
Impôts	Le cas échéant, retenir les impôts et délivrer les formulaires d’impôt aux participants.
Gestion des voyages	Planification ou réservation de voyages nationaux ou internationaux par l’IIE ou des fournisseurs au nom de l’IIE.
Parrainage de visa	Créer, surveiller et/ou maintenir un dossier de parrainage SEVIS/Visa.

Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il des données personnelles associées au cycle de vie du programme ?

L’IIE peut envoyer vos données personnelles à des tiers ou les recevoir de tiers pour mener à bien les processus énumérés ci-dessus. Ces tiers peuvent inclure :

• Les entreprises d’évaluation des diplômes universitaires
• Les services de tests éducatifs
• Les établissements universitaires et de recherche
• Les employeurs
• Les fournisseurs d’assurance et de soins de santé
• Les organisateurs de programmes et de bourses
• Les commissions et les postes
• Les membres des jurys d’entretien externes et les comités de sélection des prix
• Les entreprises de gestion de voyages
• Les fournisseurs de vérification des antécédents et des listes de surveillance
• Les services de traduction
• Les organismes gouvernementaux

D’autres parties tierces peuvent inclure des conseillers juridiques représentant l’IIE, des cours, des tribunaux, des régulateurs, des autorités gouvernementales et des responsables de l’application de la loi si la loi l’exige ou si l’intérêt légitime de l’IIE est de se conformer aux lois/réglementations applicables.

Comment l’IIE répond-il aux demandes de suppression des données personnelles relatives au cycle de vie des programmes ?

Type de personne concernée	Commentaires sur la conservation des données	Réponse à la demande de suppression
Candidats au programme dont le dossier de candidature n’a pas été soumis.		Les données personnelles et les données associées sont supprimées.
Candidats au programme ayant soumis un dossier de candidature mais n’ayant pas été sélectionnés pour un programme.	La durée du traitement est déterminée par le sponsor et suit les directives du gouvernement américain sur la conservation des données.	Les données personnelles sont rendues anonymes. Les informations démographiques sont conservées à des fins d’analyse et/ou de recherche. L’IIE conservera et utilisera les données anonymisées uniquement dans ce format et ne tentera pas de réidentifier les personnes concernées associées aux données anonymisées.
Participants et anciens élèves	La durée du traitement est déterminée par le sponsor et suit les directives du gouvernement américain sur la conservation des données. De plus, l’IIE doit conserver tous les documents relatifs au programme d’échange de visiteurs des participants entrants pendant au moins trois ans, conformément à la réglementation fédérale américaine.	Conserver selon la période de conservation.

Les personnes à la charge des personnes qui participent aux programmes de l’IIE.

L’IIE traite les données personnelles des personnes concernées, qui incluent dans certains cas des mineurs, décrites dans cette catégorie, dans le cadre de la vérification des antécédents, du parrainage de visas et de la fourniture de prestations d’assurance maladie.

Les informations pertinentes sont communiquées aux agences gouvernementales pour la vérification des antécédents et le parrainage des visas, ainsi qu’aux compagnies d’assurance maladie pour la gestion des prestations.

Les personnes qui sont candidates à un emploi ou internes à l’IIE.

Les personnes qui sont candidates à un emploi et internes à l’IIE consentent au traitement des données personnelles dans le cadre de leur candidature et/ou de leur contrat de travail.

Les personnes qui utilisent les appareils, les systèmes et les réseaux de l’IIE ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée sur les biens gérés par l’IIE. L’utilisation non professionnelle des actifs de l’IIE est découragée afin de maximiser la protection des données. L’IIE recommande vivement de séparer les données professionnelles des données personnelles afin de mieux protéger les données personnelles des employés.

Veuillez contacter votre partenaire commercial RH ou soumettre une demande sur notre Portail de demande d’informations sur les données personnelles si vous avez des questions ou des préoccupations.

Quelles sont les finalités du traitement des données personnelles des personnes qui sont candidates à un emploi ou internes à l’IIE ?

L’IIE ne traitera les données personnelles que lorsque cela est nécessaire et requis aux fins énumérées ou si vous choisissez de les fournir volontairement.

Catégorie de données personnelles RH	Processus	Description du processus
Avantages	Administration des prestationsPayer/rembourser des dépenses	Prestations médicales, dentaires, visuelles, de transport, de retraite, pour étudiants, y compris le traitement de l’admissibilité des personnes à charge, le suivi des absences et des congés, la gestion des assurances et des accidents et la fourniture d’informations et de relevés en ligne sur la rémunération totale.Administration des salaires, gestion de la paie, paiement des dépenses, administration d’autres paiements liés à la rémunération, y compris l’attribution des montants des primes aux individus, à l’administration ou aux pools de primes départementaux.
Conformité	Contrôler l’admissibilité au travail.	Contrôler et assurer le respect de la capacité à travailler dans un lieu donné.
Conformité familiale, médicale	Traitement des données relatives aux soins de santéSe conformer à la législation ou aux exigences réglementaires applicables.	Soutien à la gestion des réclamations auprès des fournisseurs, admissibilité et conformité aux congés familiaux ou médicaux, aptitude au travail/retour au travail après un congé.Peut recueillir des informations sur les vaccins ou d’autres antécédents médicaux.Obligations légales (locales, étatiques et fédérales) et internes de l’entreprise en matière de rapports, y compris les rapports sur les effectifs, les informations de gestion, les données démographiques et la santé, la sûreté, la sécurité et la protection de la vie privée.
Personnel	Administrer les affectations internationales.Aider en cas d’urgence.Effectuer des évaluations de performances.Faciliter un meilleur environnement de travail.Tenir à jour les coordonnées des personnes à contacter.Fournir aux employés des services de gestion des ressources humaines, des services financiers et des services de voyage.	Services de relocalisation, documentation des conditions générales d’affectation, obtention des documents d’intégration pertinentes, mise en place des services des fournisseurs, respect des obligations en matière d’administration et de déclaration fiscales dans le pays d’origine et le pays d’accueil, et prise en compte des exigences en matière de santé.Mise à jour des coordonnées des personnes à charge en cas d’urgence personnelle ou professionnelle.Évaluation des performances, planification de carrière, suivi des compétences, mobilité interne, promotions et restructuration du personnel.Réaliser des enquêtes auprès du personnel, fournir à la direction des données sur les employés et organiser des formations.Veiller à ce que les coordonnées soient à jour dans les systèmes de l’IIE.Gestion des données des employés et services de soutien, administration de la cessation d’emploi, procédures d’approbation et d’autorisation, administration et traitement des réclamations des employés, et administration des voyages.
Recrutement	Recrutement	Vérifications des antécédents liés à l’emploi et rapports sur le programme d’action positive imposé par le gouvernement fédéral.
Systèmes	Maintenir la sécurité sur les sites Web de l’IIE et les actifs connectés au réseau.Contrôler les permis et les titres liés à l’emploi.	Hébergement et maintenance des systèmes et ‘infrastructures informatiques, gestion des actifs logiciels et matériels de l’IIE, tests de systèmes, tels que le développement de nouveaux systèmes et les tests de systèmes informatiques par les utilisateurs finaux, formation et surveillance de l’accès au courriel et à l’internet.Fourniture de licences de logiciel pour une utilisation liée aux responsabilités professionnelles d’un employé, garantissant que la conformité, la formation, les examens et autres exigences sont respectées par les organismes de réglementation.

Avec qui l’IIE reçoit-il ou partage-t-il les données personnelles des candidats à l’emploi et des personnes internes à l’IIE ?

L’IIE peut envoyer vos données personnelles à des tiers ou les recevoir de tiers pour mener à bien les processus énumérés ci-dessus. Ces tiers peuvent inclure :

• Les employeurs
• Les fournisseurs d’assurance et de soins de santé
• Les entreprises de gestion de voyages
• Les fournisseurs de vérification des antécédents et des listes de surveillance
• Les organismes gouvernementaux
• Fournisseur d’hébergement de fichiers pour les employés
• Fournisseur de services de paie
• Fournisseur de services de retraite
• Consultants en matière de conformité et d’établissement de rapports
• Fournisseurs de services d’engagement des employés

D’autres parties tierces peuvent inclure des conseillers juridiques représentant l’IIE, des cours, des tribunaux, des régulateurs, des autorités gouvernementales et des responsables de l’application de la loi si la loi l’exige ou pour la conformité de l’IIE avec les lois/réglementations applicables.

Comment l’IIE répond-il aux demandes de suppression des données des candidats et des personnes internes à l’IIE ?

Veuillez noter que la reconnaissance de la politique d’utilisation acceptable et du traitement des données personnelles liées à l’emploi est une condition d’embauche.

Type de personne concernée	Commentaires sur la conservation des données	Réponse aux demandes de suppression
Candidats à l’emploi	Les données de recrutement sont conservées sous forme électronique par l’IIE pendant trois ans. Si la personne est embauchée par l’IIE, l’événement de rétention applicable est la date de cessation de la relation de travail. Pour toutes les autres données, l’événement de conservation applicable est la date de l’action du personnel concerné ou la date à laquelle les données ont été créées ou reçues par l’IIE, la date la plus tardive étant retenue.	Conserver selon la période de conservation.
Les personnes internes à l’IIE	L’événement de rétention applicable est la date de cessation de la relation de travail. Les données relatives au personnel, aux avantages sociaux, aux systèmes et autres données relatives aux ressources humaines sont conservées sous forme électronique pendant six ans. Les données relatives à la famille, aux soins médicaux et à la conformité sont conservées pendant trois ans, pendant 18 ans en cas d’accident du travail et pendant 30 ans en cas d’exposition à des substances toxiques. Les formulaires I-9 des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis sont conservés par l’IIE pendant trois ans à compter de la date d’embauche ou un an à compter de la date de licenciement de l’employé, la date la plus tardive étant retenue.	Conserver selon la période de conservation.

Les personnes à charge de personnes internes à l’IIE

Les données personnelles des personnes à charge, y compris les mineurs, peuvent être traitées pour fournir des prestations, telles que l’assurance maladie. Ces données sont partagées avec les compagnies d’assurance maladie dans le but de gérer les prestations.

Les données relatives aux personnes à charge peuvent également être traitées dans le cadre du programme de bourses d’études de l’IIE pour les enfants des employés uniquement si l’employé et/ou la personne à charge fournissent ces informations. Une vérification standard des antécédents est effectuée pour tous les candidats.

Veuillez contacter votre partenaire commercial RH ou soumettre une demande sur notre Portail de demande d’informations sur les données personnelles si vous avez des questions ou des préoccupations.

Les personnes qui participent à des recherches dans le cadre d’études gérées par l’IIE.

L’IIE est engagé par des organisations commanditaires, agissant en tant que contrôleurs de données, pour effectuer des recherche dans le domaine de l’éducation internationale. Le contrôleur des données finance et définit la directive de haut niveau, les objectifs et le but de la recherche. L’IIE, agissant en tant que sous-traitant, gère tout ou partie des opérations administratives de la recherche sous la direction générale du responsable du traitement. Le contrôleur des données peut également effectuer son propre traitement de données.

L’IIE parraine également ses propres initiatives et est le contrôleur des données pour cette recherche parrainée par l’IIE.

Après que les participants à la recherche ont donné leur consentement, ces études sont menées directement auprès des participants à la recherche à l’aide d’outils d’enquête de tiers et/ou par le biais d’entretiens.

Droits des personnes concernées

Quels sont les droits des personne concernée ?

Droits de la personne concernée	Vous pouvez avoir le droit :
Accès	accéder aux données personnelles que l’IIE traite à votre sujet et obtenir des informations sur la manière dont l’IIE les traite.
Effacement	demander à l’IIE d’effacer les données personnelles lorsque vous avez retiré votre consentement ou lorsqu’il n’y a pas d’autre raison pour que l’IIE traite vos données personnelles.
S’opposer au traitement	s’opposer au traitement de vos données personnelles par l’IIE
Portabilité	demander à l’IIE de vous fournir une copie de vos données personnelles.
Rectification	corriger les données personnelles que l’IIE traite à votre sujet.
Restreindre le traitement	demander à l’IIE de limiter le traitement de vos données personnelles.
Retrait du consentement	retirer le consentement que vous avez précédemment donné à l’IIE pour le traitement de vos données personnelles.

Si le fait de répondre à votre demande révèle des données personnelles concernant une autre personne, ou si vous demandez à l’IIE de supprimer des informations que l’IIE est tenu par la loi de conserver, l’IIE pourrait ne pas être en mesure de répondre à votre demande. L’IIE peut conserver un dossier de l’existence d’une relation professionnelle avec vous, dans la mesure où et aussi longtemps que la loi l’exige. Par exemple, l’IIE conservera un dossier au sujet de votre demande d’effacement des données personnelles.

Veuillez noter que les restrictions que vous imposez à l’utilisation, à la divulgation ou au traitement de vos données personnelles peuvent entraîner la perte de l’éligibilité à certains services lorsque le traitement de ces données personnelles est nécessaire à votre participation.

Comment exercer les droits concernant les données personnelles

Veuillez soumettre votre demande en utilisant le Portail de demande d’informations sur les données personnelles de l’IIE. Une fois que vous aurez confirmé votre courriel, l’IIE vérifiera votre identité et traitera votre demande dans les plus brefs délais.

Comment l’IIE traite les demandes d’informations sur les données personnelles

Après avoir soumis votre demande d’informations sur les données personnelles, vous recevrez un courriel à l’adresse courriel fournie vous demandant de confirmer votre adresse courriel. Si votre courriel n’est pas confirmé, l’IIE ne traitera pas votre demande d’informations sur les données personnelles.

Une fois l’adresse courriel confirmée, l’IIE transmettra la demande à l’équipe appropriée pour procéder à la vérification de l’identité et confirmer que l’IIE traite vos données personnelles.

L’IIE traitera alors votre demande de manière appropriée. Vous recevrez toutes les notifications et communications par l’intermédiaire du Portail de demande d’informations sur les données personnelles.

Contactez-nous

Délégué à la protection des données/responsable des réclamations de l’IIE
 Institute of International Education, Inc.
 One World Trade Center, 36e étage
 New York, NY 10007
 Privacy@iie.org