Declaración de privacidad del programa IIE

Destinatarios: solicitantes, participantes y exalumnos de programas administrados por el Institute of International Education (IIE)

Última actualización: 10 de marzo de 2020


Nuestro compromiso con su privacidad

El Institute of International Education (IIE) se compromete a proteger y respetar su privacidad, lo que incluye administrar su información personal de manera segura y transparente. 

Lea atentamente la siguiente declaración, ya que detalla las formas en que podemos procesar sus datos personales. Tenga en cuenta que los tipos de datos que procesamos y cómo se manejan, como se describe a continuación, pueden variar tanto de un programa a otro como por su papel como solicitante, participante o alumno de un programa en particular. 

¿Cuál es el papel de IIE en el procesamiento de sus datos personales?

La misión de IIE es ayudar a las personas y organizaciones a aprovechar el poder de la educación internacional para prosperar en el mundo interconectado de hoy. Uno de los medios por los cuales lo hacemos es a través de la gestión de programas educativos internacionales que promuevan el entendimiento global a través del conocimiento compartido.

En la mayoría de los casos, una organización patrocinadora contrata a IIE para llevar a cabo la gestión de un programa. En estos casos, la organización patrocinadora suele financiar y establecer las pautas de alto nivel, los objetivos y el propósito del programa. IIE normalmente gestiona algunas o todas las operaciones diarias del programa bajo la dirección general de la organización patrocinadora. La organización patrocinadora también podrá llevar a cabo su propio procesamiento de datos. Es en este contexto que IIE normalmente procesa datos personales. Algunos ejemplos de programas a destacar son el programa Fullbright, el programa Gilman y el programa Boren.

En algunos casos, IIE crea, diseña y/o financia sus propios programas. En estos casos, IIE puede financiar y/o establecer pautas de alto nivel sobre la forma en que se ejecutan los programas. Los ejemplos más destacados son Scholar Rescue Fund, Artist Protection Fund y Student Emergency Initiatives.

¿Qué tipos de datos personales procesamos?

A lo largo del ciclo de vida de un programa en particular, y según su estatus como solicitante, participante o exalumno, podemos procesar los siguientes tipos de información:

  •  Información de identificación y contacto, como datos de contacto, edad, género, información sobre ciudadanía, estado civil, nombre de usuario, identificación expedida por el gobierno (pasaporte/identificación) e imagen;
  • Información académica y profesional, como su historia académica, cargos en el empleo, salario, historial laboral, asistencia escolar, archivos de empleados, historial laboral, evaluaciones, referencias profesionales, entrevistas y certificaciones;
  • Información sobre la familia, como la estructura familiar, los hermanos, los detalles de las personas a cargo, matrimonios y relaciones;
  • Información financiera sobre su cuenta bancaria e ingresos personales;
  • Fotografías de su participación en un programa;
  • Información sobre su historia personal, como su historial de viajes y otros acontecimientos de su vida; y
  • Información sobre sus preferencias, tales como sus opiniones, intenciones e intereses.
  • Además, podemos procesar datos que generalmente se consideran de naturaleza confidencial. Para más obtener detalles, consulte la siguiente sección.

¿Qué tipos de datos personales confidenciales procesamos?

Además de los tipos de datos enumerados anteriormente, también podemos recopilar, poseer y utilizar las siguientes categorías de datos personales que son de carácter confidencial ("Datos personales confidenciales"):

Los datos personales confidenciales pueden incluir:

  • Información sobre su salud;
  • Información relativa a condenas y delitos penales, o medidas de seguridad conexas;
  • Información relacionada con las personas a cargo que lo acompañan en su programa, incluidos los menores;
  • Información sobre sus opiniones políticas;
  • Información sobre su orientación sexual;
  • Datos que revelan su origen racial o étnico;
  • Creencias políticas, religiosas o filosóficas;
  • Membresías en uniones sindicales.

Sólo recopilaremos esta información cuando sea necesaria y obligatoria para los fines enumerados en la sección «¿Cuáles son los propósitos del procesamiento de sus datos?», o si usted decide proporcionárnosla voluntariamente.

Tenga en cuenta que los escenarios más comunes de procesamiento de datos sensibles son cuando recopilamos información de salud para revisar su historial médico a fin de determinar la elegibilidad para participar en un programa; su historial criminal cuando se nos exija realizar un control de antecedentes; y la información relativa a menores, si usted tiene familiares a su cargo y se nos exige que procesemos su información para el patrocinio de visas u otros fines. En la mayoría de los casos, solo procesamos otros tipos de información confidencial si usted voluntariamente nos la proporciona, como, por ejemplo, cuando brinda opiniones religiosas o políticas en un ensayo de solicitud.

¿Cuáles son los objetivos para procesar sus datos?

IIE podrá llevar a cabo los siguientes procesos como parte de la gestión de un programa:

  • Solicitud/selección (Recopilación y revisión de las solicitudes con el fin de elegir a posibles participantes para un programa y/o notificarles su selección)
  • Revisión y ubicación académica (Lectura, revisión, presentación y/o análisis de solicitudes con el fin de hacer ubicar a un participante en una institución anfitriona, empleador o cualquier otra entidad)
  • Creación/Gestión de registros (Creación y mantenimiento de un registro en los sistemas de IIE, electrónicos o de otro tipo, para llevar a cabo la gestión del programa)
  • Análisis de antecedentes (Análisis automatizado de listas de vigilancia gubernamentales e información de antecedentes para fines de cumplimiento de normas)
  • Verificación financiera (Verificación de la disponibilidad de fondos o ingresos para cubrir los gastos y costos relacionados con los programas, las necesidades financieras o de otro tipo de un programa)
  • Revisión médica (Revisión de la información médica con el propósito de determinar la elegibilidad para el visado, identificando cualquier cuestión que prohíba a una persona participar en un programa o actividad, o que requiera la organización de alojamiento adicional)
  • Acuerdos de los participantes (Redacción, envío o recepción de un documento de acuerdo como Condiciones del Acuerdo, Condiciones de Nombramiento, Contratos del Programa o cualquier otro tipo de documento de acuerdo con los participantes del programa)
  • Matriculación y/o gestión de seguros/beneficios de salud (Inscripción de un participante en un plan de prestaciones de salud para garantizar la cobertura ante problemas médicos o emergencias)
  • Patrocinio de visados (Creación, seguimiento y/o mantenimiento de un registro de patrocinio SEVIS/Visa)
  • Gestión de viajes (Planificación o reserva de viajes nacionales o internacionales por parte de IIE o proveedores en nombre de IIE)
  • Gestión de eventos (Planificación y/o ejecución de eventos, incluyendo registro, programación de participantes o cualquier otra actividad relacionada con eventos con fines como enriquecimiento de programas o compromisos externos de IIE)
  • Presentación de informes sobre los programas (Elaboración e intercambio de informes, normalmente con los patrocinadores o donantes, sobre los progresos, las actividades y otra información relacionada con los programas)
  • Promoción de programas y extensión (Promoción de IIE y/o de programas de IIE, incluida la solicitud de aplicaciones para programas o marketing por correo electrónico)
  • Gestión del progreso de los participantes (Recopilación y análisis de cualquier información académica, laboral u otra información para garantizar que un participante cumpla los requisitos de un programa o esté en vías de completar con éxito un premio)
  • Gestión financiera (Procesamiento de las transacciones de pago de los participantes, proveedores u otros beneficiarios mediante una transferencia bancaria como ACH, pagos electrónicos, cheques u otros métodos)
  • Gestión de emergencias (Asistencia, correspondencia y tratamiento de emergencias durante la participación en un programa)
  • Asistencia fiscal (Preparación o presentación de declaraciones de impuestos en nombre de los participantes de IIE)
  • Evaluación del programa (Presentación de informes, exportación o compilación de datos con el fin de comprender y/o evaluar el estado del programa/participantes, sus efectos o cualquier otro interés legítimo)
  • Gestión de exalumnos: (Gestión de datos de participantes cuyos programas han terminado, incluida la producción de informes estadísticos, correspondencia de exalumnos y organización de eventos de ex alumnos)

¿Con quién compartimos sus datos?

Podemos enviar sus datos a o recibirlos de terceros para llevar a cabo los procesos enumerados anteriormente. Estos terceros podrán incluir:

  • Empresas de evaluación de credenciales académicas
  • Servicios de pruebas educativas
  • Instituciones académicas y de investigación
  • Empleadores
  • Proveedores de seguros y de salud
  • Patrocinadores de programas y premios
  • Comisiones y puestos
  • Panelistas de entrevistas externas y comités de selección de premios
  • Empresas de gestión de viajes
  • Proveedores de verificación de antecedentes y listas de vigilancia
  • Servicios de traducción
  • Organismos gubernamentales
  • Otras terceras partes que pueden incluir a los abogados que representen a IIE, los tribunales, los órganos reguladores, las autoridades gubernamentales y los funcionarios del orden público, si así lo exige la ley o el interés legítimo de IIE en el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.

IIE se asegurará de que estos terceros sigan nuestras instrucciones al procesar sus datos personales.

¿Con qué fines procesaremos sus datos personales?

  • Para concertar o ejecutar un contrato con usted y/o el patrocinador del programa para administrar el programa.
  • Tal como lo exigimos nosotros para perseguir nuestros intereses legítimos o los intereses legítimos de los demás, en particular, siempre que los intereses legítimos que se indican a continuación no sean invalidados por los intereses o derechos, o las libertades fundamentales de las personas cuyos datos personales estamos procesando:
    1. al llevar a cabo los procesos enumerados anteriormente;
    2. cuando se investigue cualquier queja recibida de usted o de otros, sobre nosotros o nuestros proveedores de servicios; o
    3. en relación con las demandas legales, el cumplimiento de las normas y los fines reglamentarios y de investigación, según sea necesario (incluida la divulgación de esa información en relación con el proceso judicial o el litigio).

¿Cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

IIE conservará sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines para los que se recogieron, según los fundamentos legales por los cuales se obtuvieron dichos datos y/o en función de si las obligaciones legales/reglamentarias adicionales nos obligan a conservarlos. También podemos conservar los datos personales durante el período por el cual se puede presentar una reclamación en relación con nuestra relación profesional con usted.

IIE también puede mantener un registro permanente de participación para su propio registro interno. Esto puede incluir información básica como su nombre, ciudadanía y el programa en el que participó.

Nota sobre las transferencias internacionales de datos personales

Como exige la legislación de protección de datos, disponemos de procedimientos de seguridad estrictos con respecto al almacenamiento y la divulgación de datos personales.

Los datos personales que recopilamos sobre usted pueden transferirse, almacenarse o procesarse en uno o más países, incluidos los que no pertenecen al Espacio Económico Europeo (EEE), los cuales aún no son considerados por los reguladores como proveedores de protección adecuada de los datos. Estos incluyen, entre otros, los Estados Unidos de América, que es donde IIE y otros terceros identificados en la sección ¿Con qué tipos de terceros compartiremos sus datos? están ubicados.

A menudo, es necesario transferir los datos personales que recopilamos sobre usted a estos países para que IIE pueda tomar medidas que le permitan firmar un contrato con usted para que pueda convertirse en participante del programa y luego cumplir el contrato.

Nota sobre la toma automatizada de decisiones

No prevemos que se tomen decisiones sobre usted por medios automatizados.

¿Cuáles son mis derechos como sujeto de datos?

Usted tiene derecho a presentar consultas a IIE sobre el manejo de sus datos personales. IIE revisará su solicitud de manera oportuna y la llevará a cabo si cumple los requisitos legales adecuados. Puede tener derecho a:

  • acceder a sus datos personales;
  • a que se corrijan sus datos personales si son inexactos o incompletos;
  • a que se eliminen o borren sus datos personales si no hay motivo para que se sigan almacenando y procesando;
  • a objetar a que se procesen sus datos personales y restringir el tratamiento de estos en determinadas circunstancias;
  • a solicitar la transferencia de sus datos personales a otra parte; y
  • cuando usted haya dado su consentimiento para la recopilación, el tratamiento y la transferencia de sus datos personales con un propósito específico, tiene derecho a retirar su consentimiento. Tenga en cuenta que el retiro de su consentimiento no afectará la legalidad de cualquier procesamiento de datos personales basado en su consentimiento previo al retiro.

Estos derechos pueden verse limitados, por ejemplo, si el cumplimiento de su solicitud revelara datos personales de otra persona, o si usted nos pide que eliminemos información que la ley nos exige mantener o nosotros tenemos intereses legítimos de mantener.

Puede enviar sus solicitudes utilizando el portal de solicitudes en materia de datos y consulta de IIE. Usted puede, en principio, ejercer sus derechos de forma gratuita, sujeto a las excepciones legales.

¿Cómo puedo contactar a IIE si tengo preguntas?

Si no está satisfecho con ningún aspecto del procesamiento de sus datos personales por parte de IIE, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad competente de su país de origen o jurisdicción pertinente.

Si tiene alguna pregunta relacionada con esta declaración o con las políticas o procedimientos mencionados anteriormente, visite el Portal de solicitudes en materia de datos de IIE y seleccione "Consulta general".

Nota sobre cambios a esta Declaración

Nos reservamos el derecho de cambiar esta Declaración y cualquier otra política o procedimiento pertinente en cualquier momento sin previo aviso. Siempre mantendremos esta declaración actualizada en el sitio web de IIE, donde está disponible para el público y accesible en cualquier momento. Recomendamos volver y revisar esta declaración regularmente para asegurarse de que entiende cómo podemos procesar sus datos personales.