Déclaration de confidentialité du programme IIE

Public : candidats, participants et anciens élèves des programmes gérés par l’Institute of International Education (IIE)

Dernière mise à jour : 10 mars 2020

Notre engagement en faveur de votre vie privée

L’Institute of International Education (IIE) s’engage à protéger et à respecter votre vie privée, ce qui inclut la gestion de vos informations personnelles de manière sûre et transparente.

Veuillez lire attentivement la déclaration suivante, car elle détaille les modalités de traitement de vos données personnelles. Veuillez noter que les types de données que nous traitons et la manière dont elles sont traitées, comme indiqué ci-dessous, peuvent varier à la fois d’un programme à l’autre et selon votre rôle en tant que candidat, participant ou ancien participant à un programme particulier.

Quel est le rôle d’IIE dans le traitement de vos données personnelles?

L’IIE a pour mission d’aider les gens et les organisations à tirer parti de la puissance de l’éducation internationale pour s’épanouir dans le monde interconnecté d’aujourd’hui. L’un des moyens par lesquels nous y parvenons est la gestion de programmes éducatifs internationaux qui favorisent la compréhension mondiale par le partage des connaissances.

Dans la plupart des cas, l’IIE est engagée par un organisme de parrainage pour gérer un programme. Dans ces cas, l’organisation de parrainage finance généralement et fixe la directive de haut niveau, les objectifs et le but du programme. L’IIE gère généralement une partie ou la totalité des opérations quotidiennes du programme sous la direction générale de l’organisation de parrainage. L’organisation de parrainage peut également effectuer son propre traitement de données. C’est dans ce contexte que l’IIE traite généralement les données personnelles. Le programme Fulbright, le programme Gilman et le programme Boren font partie des exemples notables de programmes.

Dans certains cas, l’IIE crée, conçoit et/ou finance ses propres programmes. Dans ces cas, l’IIE peut financer et/ou fixer la directive de haut niveau pour la façon dont les programmes sont exécutés. Les exemples les plus notables sont le Fonds de sauvetage des bourses d’études, le Fonds de protection des artistes et les Initiatives d’urgence pour les étudiants.

Quels types de données personnelles traitons-nous?

Tout au long du cycle de vie d’un programme particulier, et en fonction de votre statut de candidat, de participant ou d’étudiant, nous pouvons traiter les types d’information suivants :

Des informations d’identification et de contact telles que vos coordonnées, votre âge, votre sexe, vos informations de citoyenneté, votre état civil, votre nom d’utilisateur, vos documents d’identité délivrés par le gouvernement (passeport/carte d’identité) et votre photo ;
Des informations académiques et professionnelles telles que vos antécédents académiques, intitulés de poste, salaire, antécédents professionnels, école fréquentée, dossiers de l’employé, antécédents professionnels, évaluations, références professionnelles, entretiens et certifications ;
Des informations familiales telles que votre structure familiale, vos frères et sœurs, les détails des personnes à charge, les mariages et les relations ;
Des informations financières sur votre compte bancaire et vos revenus personnels ;
Des photos de vous pendant votre participation à un programme ;
Des informations sur votre histoire personnelle telles que vos voyages et d’autres événements de votre vie ; et
Des informations sur vos préférences telles que vos opinions, vos intentions et vos intérêts.
En outre, nous pouvons traiter des données qui sont généralement considérées comme étant de nature sensible. Veuillez consulter la section ci-dessous pour plus de détails.

Quels types de données à caractère personnel sensibles traitons-nous?

Outre les types de données énumérés ci-dessus, nous pouvons également collecter, détenir et utiliser les catégories suivantes de données à caractère personnel vous concernant qui sont de nature sensible (« données à caractère personnel sensibles ») :

Les données personnelles sensibles peuvent comprendre:

des informations concernant votre santé ;
des informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions pénales ou aux mesures de sécurité connexes;
des informations relatives aux personnes à charge qui vous accompagnent dans votre programme, y compris les mineurs
des informations sur vos opinions politiques
des informations sur votre orientation sexuelle
des données révélant l’origine raciale ou ethnique
des convictions politiques, religieuses ou philosophiques
l’appartenance à un syndicat

Nous ne collecterons ces informations que si elles sont nécessaires et requises pour les objectifs énumérés dans la section “Quels sont les objectifs du traitement de vos données ?” ci-dessous ou si vous choisissez de nous les fournir volontairement.

Veuillez noter que les scénarios les plus courants de traitement de données sensibles sont les suivants : lorsque nous recueillons des informations médicales afin d’examiner votre dossier médical pour déterminer votre admissibilité à participer à un programme ; votre casier judiciaire lorsque nous devons procéder à une vérification des antécédents ; et des informations concernant les mineurs, si vous amenez des personnes à charge avec vous et que nous devons traiter leurs informations pour le parrainage de visa ou à d’autres fins. Dans la plupart des cas, nous ne traitons d’autres types d’informations sensibles que si vous nous les fournissez volontairement, par exemple celles visant des opinions religieuses ou politiques dans une dissertation de candidature.

Quels sont les objectifs du traitement de vos données?

L’IIE peut effectuer les processus suivants dans le cadre de la gestion d’un programme :

Candidature/sélection (collecte et examen des candidatures en vue de sélectionner des participants potentiels au programme et/ou de les informer de leur sélection pour un programme)
Examen et placement académique (lecture, examen, soumission et/ou analyse des candidatures dans le but de jumeler un participant avec une institution d’accueil, un employeur ou toute autre entité)
Création/gestion des dossiers (Création et maintien d’un dossier dans les systèmes de l’IIE, électronique ou autre, afin d’effectuer la gestion du programme).
Vérification des antécédents (Examen automatisé des listes de surveillance du gouvernement et des informations de base à des fins de conformité réglementaire).
Vérification financière (vérification de la disponibilité des fonds ou des revenus pour couvrir les coûts/dépenses liés au programme, les besoins financiers ou autres exigences financières d’un programme).
Examen médical (examen des informations médicales dans le but de déterminer l’admissibilité au visa, d’identifier tout problème qui interdirait à une personne de participer à un programme ou à une activité, ou qui nécessiterait la mise en place d’un hébergement supplémentaire).
Accords avec les participants (rédaction, envoi ou réception d’un document d’accord tel que les conditions de l’accord, les conditions de nomination, les contrats de programme, ou tout autre type de document d’accord avec les participants au programme).
Inscription et/ou gestion d’un régime d’assurance/de prestations de santé (inscription d’un participant à un régime de prestations de santé afin d’assurer une couverture en cas de problèmes ou d’urgences médicales).
Parrainage de visa (création, suivi et/ou maintien d’un dossier SEVIS/Parrainage de visa).
Gestion des voyages (planification ou réservation de voyages nationaux ou internationaux par l’IIE ou des fournisseurs au nom de l’IIE).
Gestion des événements (planification et/ou exécution d’événements, y compris l’inscription, la programmation des participants ou toute autre activité liée à l’événement à des fins d’enrichissement du programme ou d’engagements externes de l’IIE).
Rapports sur le programme (production et partage de rapports, généralement avec les parrains ou les donateurs, sur les progrès, les activités et autres informations liées au programme).
Promotion et diffusion des programmes (promotion des programmes de l’IIE et/ou de l’IIE, y compris la sollicitation de candidatures aux programmes ou le marketing par courriel).
Gestion des progrès des participants (collecte et analyse de toute information sur les études, l’emploi ou autre afin de s’assurer qu’un participant répond aux exigences d’un programme ou qu’il est en bonne voie pour obtenir une bourse).
Gestion financière (traitement des opérations de paiement à destination ou en provenance des participants, des prestataires ou d’autres bénéficiaires à l’aide d’un transfert bancaire tel que l’ACH, les virements électroniques, les chèques ou d’autres méthodes).
Gestion des urgences (assister, correspondre et gérer les urgences pendant la participation à un programme).
Assistance fiscale (Préparation ou dépôt de déclarations fiscales au nom des participants au programme IIE).
Évaluation du programme (établissement de rapports, exportation ou compilation de données dans le but de comprendre et/ou d’évaluer l’état du programme/participants, les impacts ou tout autre intérêt légitime).
Gestion des anciens élèves : (Gestion des données des participants dont les programmes sont terminés, y compris la production de rapports statistiques, la correspondance des anciens élèves et l’organisation d’événements pour les anciens élèves).

Avec qui partagerons-nous vos données ?

Nous pouvons envoyer vos données à des tiers ou les recevoir d’eux pour effectuer les processus énumérés ci-dessus. Ces tiers peuvent inclure :

les sociétés d’évaluation des diplômes universitaires
les services de tests éducatifs
les établissements universitaires et de recherche
les employeurs
les fournisseurs d’assurance et de santé
les organisateurs de programmes et de bourses
les commissions et les postes
les panélistes d’entretien externes et les comités de sélection des subventions
les entreprises de gestion de voyages
les prestataires de vérification des antécédents et des listes de surveillance
les services de traduction
les organismes gouvernementaux
d’autres parties tierces peuvent inclure des conseillers juridiques représentant l’IIE, des cours, des tribunaux, des régulateurs, des autorités gouvernementales et des responsables de l’application de la loi si la loi l’exige ou si l’intérêt légitime de l’IIE est de se conformer aux lois/réglementations applicables.

L’IIE s’assurera que ces tiers suivent nos instructions lors du traitement de vos données personnelles.

Sur quelle base traiterons-nous vos données personnelles?

Afin de pouvoir éventuellement conclure ou exécuter un contrat avec vous et/ou le sponsor du programme pour administrer le programme.
Lorsque nous en avons besoin pour poursuivre nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes d’autrui, en particulier, à condition que les intérêts légitimes ci-dessous ne l’emportent pas sur les intérêts ou les droits ou libertés fondamentaux des personnes dont nous traitons les données à caractère personnel :

lors de l’exécution des processus énumérés ci-dessus ;
lors de l’examen de toute plainte reçue de votre part ou de la part d’autres personnes, à notre sujet ou au sujet de nos fournisseurs de services ; ou
dans le cadre de demandes en justice, de conformité, à des fins réglementaires et d’enquête si nécessaire (y compris la divulgation de ces informations dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’un litige).

Combien de temps conserverons-nous vos données personnelles?

L’IIE conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, en fonction de la base juridique pour laquelle ces données ont été obtenues et/ou si des obligations légales/réglementaires supplémentaires nous obligent à conserver vos données personnelles. Nous pouvons également conserver des données à caractère personnel pendant la période au cours de laquelle une réclamation peut être faite en rapport avec notre relation professionnelle avec vous.

L’IIE peut également conserver un enregistrement permanent de la participation pour sa propre comptabilité interne. Il peut s’agir d’informations de base telles que votre nom, votre citoyenneté et le programme auquel vous avez participé.

Note sur les transferts internationaux de données à caractère personnel

Comme l’exige la législation sur la protection des données, nous disposons de procédures de sécurité strictes concernant le stockage et la divulgation des données personnelles.

Les données à caractère personnel que nous recueillons à votre sujet peuvent être transférées, stockées ou traitées dans un ou plusieurs pays, y compris ceux situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), qui n’ont pas encore été jugés par les régulateurs comme offrant une protection des données adéquate. Ces pays comprennent, entre autres, les États-Unis d’Amérique, où peuvent se trouver l’IIE et d’autres tiers identifiés dans la section “Avec quels types de tiers partagerons-nous vos données” ci-dessus.

Il nous est souvent nécessaire de transférer les données personnelles que nous recueillons sur vous dans ces pays afin que l’IIE puisse prendre les mesures qui lui permettront de conclure un contrat avec vous pour que vous puissiez devenir un participant au programme et ensuite exécuter le contrat.

Note sur la prise de décision automatisée

Nous n’envisageons pas que des décisions vous concernant soient prises par des moyens automatisés.

Quels sont mes droits en tant que sujet des données?

Vous avez le droit de soumettre des demandes à l’IIE concernant le traitement de vos données personnelles. L’IIE examinera votre demande en temps utile et y donnera suite si elle répond aux exigences légales appropriées.

Vous pouvez avoir le droit :

d’accéder à vos données personnelles ;
de demander à rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;
de demander à supprimer ou à retirer vos données à caractère personnel s’il n’y a pas de raison de continuer à les stocker et à les traiter ;
de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel et de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
de demander le transfert de vos données à caractère personnel à une autre partie ; et
lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données à caractère personnel dans un but précis, vous avez le droit de retirer votre consentement. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement de données à caractère personnel basé sur votre consentement avant son retrait.

Ces droits peuvent être limités, par exemple si le fait de répondre à votre demande révèle des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes légalement tenus de conserver ou que nous avons des intérêts légitimes impérieux à conserver.

Vous pouvez soumettre vos demandes en utilisant le Portail de demande et d’information des sujets de données de l’IIE. Vous pouvez, en principe, exercer vos droits gratuitement, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

Comment puis-je contacter l’IIE si j’ai des questions?

Si vous n’êtes pas satisfait de tout aspect du traitement de vos données à caractère personnel par l’IIE, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente de votre pays d’origine ou de la juridiction concernée.

Si vous avez des questions concernant cette déclaration ou les politiques ou procédures mentionnées ci-dessus, veuillez consulter le Portail de demande et d’information des sujets de données de l’IIE et sélectionner “Demande de renseignements”.

Note sur les modifications apportées à la présente déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration et toute autre politique ou procédure pertinente à tout moment et sans préavis. Nous tiendrons cette déclaration à jour en permanence sur le site web de l’IIE , où elle est disponible au public et accessible à tout moment. Nous vous recommandons de consulter et de revoir régulièrement cette déclaration afin de vous assurer que vous comprenez comment nous pouvons traiter vos données à caractère personnel.